Branchenleitfaden
Steuerberatung und Buchhaltung: Vertriebsgespräche, Einwände und Gesprächseinstiege
Mandanten geben ihre Zahlen und oft ihr Vertrauen aus der Hand. Am Telefon zählen Diskretion, Verlässlichkeit und klare Zuständigkeiten, und Kanzleien müssen Fachfragen sauber von dem trennen, was erst nach Prüfung beantwortet wird.
Typische Gesprächsarten
Die Gespräche, die am häufigsten vorkommen, und wozu jedes dient.
- Neumandat anfragen
- Ein Erstgespräch mit einem Gründer oder Unternehmer führen und den Umfang der gewünschten Unterstützung klären.
- Unterlagen anfordern
- Mandanten freundlich an fehlende Belege erinnern, ohne vorwurfsvoll zu klingen.
- Honorar und Leistungsumfang
- Das Honorar verständlich erläutern und erklären, was darin enthalten ist.
- Kanzleiwechsel begleiten
- Mit einem Interessenten sprechen, der seinen bisherigen Berater verlassen möchte, und sensibel auf die Gründe eingehen.
Mit wem Sie sprechen und was ihnen wichtig ist
Lernen Sie den Menschen kennen, bevor Sie wählen. Jede Rolle hört auf etwas anderes.
- Gründerin im ersten Jahr
- Orientierung bei Pflichten, ein verständlicher Ansprechpartner und überschaubare Kosten.
- Inhaber eines etablierten Betriebs
- Termintreue, Erreichbarkeit der Kanzlei und frühzeitige Hinweise, bevor Fristen anstehen.
- Freiberufler mit wenig Zeit
- Wenig Papierkram, digitale Abläufe und Klarheit darüber, was er selbst liefern muss.
Häufigste Einwände und Beispielantworten
Beispiele für eine Richtung, kein Skript. Sagen Sie es mit eigenen Worten und mit Fakten aus der Situation des Kunden.
- „Meine Buchhaltung mache ich selbst, das reicht.“
- Das ist Ihr Weg, und viele beginnen so. Wo kostet Sie die Buchhaltung am meisten Zeit? Eventuell können wir genau diesen Teil abnehmen, und den Rest erledigen Sie weiter selbst.
- „Steuerberater sind mir zu teuer.“
- Ich verstehe, dass Sie das Honorar genau betrachten. Ich erkläre Ihnen gern, was in welchem Paket enthalten ist, damit Sie vergleichen können, was Sie für Ihr Geld bekommen.
- „Mein bisheriger Berater ist ganz in Ordnung.“
- Das ist gut zu hören. Gibt es etwas, das Sie sich von ihm noch wünschen würden, etwa schnellere Rückmeldungen oder mehr Austausch im laufenden Jahr?
- „Ich habe gerade keine Zeit für ein Gespräch.“
- Kein Problem. Es dauert nur ein paar Minuten. Wann passt es Ihnen besser, und soll ich Ihnen vorher eine kurze Liste schicken, was ich von Ihnen wissen möchte?
Beispiele für Gesprächseinstiege
Ein guter Einstieg nennt, wer Sie sind und warum Sie anrufen, und gibt dem Gegenüber eine leichte Antwortmöglichkeit.
- Neuer Interessent
- Guten Tag, Herr [Nachname], hier ist [Ihr Name] von [Kanzlei]. Sie hatten sich bei uns gemeldet. Darf ich zuerst fragen, was Sie aktuell am meisten belastet?
- Unterlagen fehlen
- Guten Tag, Frau [Nachname], [Ihr Name] von [Kanzlei]. Mir fehlen noch einige Belege für Ihre Unterlagen. Soll ich Ihnen die Liste per E-Mail schicken, oder gehen wir sie kurz gemeinsam durch?
- Honorargespräch
- Guten Tag, [Name], [Ihr Name] von [Kanzlei]. Ich möchte Ihnen erklären, wie sich unser Honorar zusammensetzt, und Sie können mir jederzeit Fragen dazu stellen.
Ersetzen Sie die Klammern durch Ihre eigenen Angaben. Halten Sie den Satz so kurz, dass er in einen Atemzug passt.
Formulierungen mit Vorsicht
Allgemeine Erinnerungen, keine vollständige Liste. Regeln unterscheiden sich je nach Land und Unternehmen, verwenden Sie daher die freigegebenen Formulierungen Ihres Unternehmens.
- Steuerliche Auskünfte im Einzelfall am Telefon
- Einzelfragen brauchen Prüfung der Unterlagen. Nennen Sie keine pauschalen Ergebnisse und bieten Sie einen Beratungstermin an.
- Versprechen von Ersparnissen oder Erstattungen
- Was eine Steuererklärung ergibt, steht erst nach der Prüfung fest. Sprechen Sie nicht von sicheren Beträgen.
- Aussagen über Fristen ohne Prüfung
- Fristen hängen vom Einzelfall ab. Nennen Sie nur Termine, die Sie geprüft haben, und verweisen Sie sonst auf die zuständige Stelle.
- Weitergabe von Mandanteninformationen
- Diskretion ist Kern des Berufs. Sprechen Sie am Telefon nur mit der berechtigten Person und klären Sie bei Zweifeln die Identität.
Dies ist Schulungsmaterial, keine Rechtsberatung. Fragen Sie bei konkreten Anliegen Ihre Compliance- oder Rechtsabteilung.
Diese Gespräche in DIRI AI üben
Sprechen Sie per Stimme mit einem KI-Kunden und lesen Sie danach einen Bericht mit Transkript. Diese Szenarien passen am besten zur Branche.
Empfohlene Übungsszenarien
- Termin mit einem stark beschäftigten Kunden
- Verlängerung mit einem zögernden Kunden
- Angebotsnutzen für einen unentschlossenen Kunden
Einwände, die Sie zuerst üben sollten
Sagen Sie es laut, bevor ein Kunde es hört
Wählen Sie ein Szenario, sprechen Sie mit einem KI-Kunden und sehen Sie im Bericht, welche Sätze geholfen haben und welche Sie noch einmal versuchen sollten.
Passende Ratgeber im Bereich Learn
Fragen zu dieser Branche
Steuerberatung und Buchhaltung: welche Gesprächsarten kommen am häufigsten vor?
Neumandat anfragen: Ein Erstgespräch mit einem Gründer oder Unternehmer führen und den Umfang der gewünschten Unterstützung klären. Unterlagen anfordern: Mandanten freundlich an fehlende Belege erinnern, ohne vorwurfsvoll zu klingen. Honorar und Leistungsumfang: Das Honorar verständlich erläutern und erklären, was darin enthalten ist. Kanzleiwechsel begleiten: Mit einem Interessenten sprechen, der seinen bisherigen Berater verlassen möchte, und sensibel auf die Gründe eingehen.
Steuerberatung und Buchhaltung: mit wem sprechen Sie und was ist ihnen wichtig?
Gründerin im ersten Jahr: Orientierung bei Pflichten, ein verständlicher Ansprechpartner und überschaubare Kosten. Inhaber eines etablierten Betriebs: Termintreue, Erreichbarkeit der Kanzlei und frühzeitige Hinweise, bevor Fristen anstehen. Freiberufler mit wenig Zeit: Wenig Papierkram, digitale Abläufe und Klarheit darüber, was er selbst liefern muss.
Steuerberatung und Buchhaltung: wie antworten Sie auf die häufigsten Einwände?
„Meine Buchhaltung mache ich selbst, das reicht.“ Das ist Ihr Weg, und viele beginnen so. Wo kostet Sie die Buchhaltung am meisten Zeit? Eventuell können wir genau diesen Teil abnehmen, und den Rest erledigen Sie weiter selbst. „Steuerberater sind mir zu teuer.“ Ich verstehe, dass Sie das Honorar genau betrachten. Ich erkläre Ihnen gern, was in welchem Paket enthalten ist, damit Sie vergleichen können, was Sie für Ihr Geld bekommen.
Steuerberatung und Buchhaltung: welche Formulierungen erfordern in Gesprächen Vorsicht?
Steuerliche Auskünfte im Einzelfall am Telefon: Einzelfragen brauchen Prüfung der Unterlagen. Nennen Sie keine pauschalen Ergebnisse und bieten Sie einen Beratungstermin an. Versprechen von Ersparnissen oder Erstattungen: Was eine Steuererklärung ergibt, steht erst nach der Prüfung fest. Sprechen Sie nicht von sicheren Beträgen. Aussagen über Fristen ohne Prüfung: Fristen hängen vom Einzelfall ab. Nennen Sie nur Termine, die Sie geprüft haben, und verweisen Sie sonst auf die zuständige Stelle. Weitergabe von Mandanteninformationen: Diskretion ist Kern des Berufs. Sprechen Sie am Telefon nur mit der berechtigten Person und klären Sie bei Zweifeln die Identität. Dies ist Schulungsmaterial, keine Rechtsberatung. Fragen Sie bei konkreten Anliegen Ihre Compliance- oder Rechtsabteilung.
Steuerberatung und Buchhaltung: kann ich diese Gespräche in DIRI AI üben?
Ja. Mit DIRI AI üben Sie Telefongespräche per Stimme mit einem KI-Kunden und lesen danach einen Bericht mit Transkript. Der Free-Tarif umfasst 3 Gespräche pro Monat mit je bis zu 5 Minuten, bezahlte Tarife beginnen mit einer 7-tägigen Testphase.