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Nachfass-Vorlagen, die sagen, warum Sie sich melden
Zwanzig Vorlagen für vier Situationen, jede mit einer Telefonfassung und einer kurzen E-Mail oder Nachricht. Füllen Sie die eckigen Klammern aus, kopieren Sie den Text und passen Sie ihn mit eigenen Worten an. Keine erfindet Dringlichkeit oder tut so, als würden Sie nur kurz nachhaken.
Was jede Vorlage hier tut
- Sie nennt den echten früheren Kontakt und das, was vereinbart wurde, damit die Person weiß, warum Sie sich melden.
- Sie stellt eine klare Frage oder schlägt einen nächsten Schritt vor, ohne erfundene Frist und ohne Druck.
- Sie macht ein Nein oder ein Nicht jetzt leicht. Kommt es, bedanken Sie sich und schließen das Thema.
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Nach einem Gespräch
Zusammenfassung der Absprache
Telefon
Guten Tag Frau/Herr [Name], hier ist [Ihr Name] von [Firma]. Danke für das Gespräch eben. Ich habe notiert, dass ich bis [Datum] [Ihre Zusage] und dass Sie [Zusage des Kunden]. Habe ich das richtig verstanden?
Kurze E-Mail oder Nachricht
Guten Tag, danke für das Gespräch heute. Wie vereinbart [Ihre Zusage] bis [Datum], und Sie [Zusage des Kunden]. Bitte sagen Sie mir, wenn ich etwas vergessen habe.
Warum es wirkt: Die Absprache steht schriftlich da, beide Seiten können sie korrigieren.
Nach einem Gespräch
Zugesagte Unterlage senden
Telefon
Guten Tag, [Ihr Name] von [Firma]. Ich habe Ihnen [Unterlage] geschickt, über die wir gesprochen haben. Ist sie angekommen, und soll ich etwas darin erklären?
Kurze E-Mail oder Nachricht
Guten Tag, wie versprochen schicke ich [Unterlage] aus unserem Gespräch. Wenn etwas unklar ist, schreiben Sie mir, dann erkläre ich es.
Warum es wirkt: Hält ein Versprechen aus dem Gespräch und lädt zu Fragen ein.
Nach einem Gespräch
Kunde brauchte Bedenkzeit
Telefon
Guten Tag, [Ihr Name] von [Firma]. Am [Datum] sagten Sie, Sie brauchen Zeit. Ich möchte Sie nicht drängen. Hilft es, wenn ich mich am [Datum] melde, oder melden Sie sich lieber selbst?
Kurze E-Mail oder Nachricht
Guten Tag, danke für das Gespräch am [Datum]. Nehmen Sie sich die Zeit, die Sie brauchen. Wenn Sie möchten, melde ich mich am [Datum], sonst genügt eine kurze Nachricht.
Warum es wirkt: Respektiert den Wunsch nach Zeit und lässt die Person wählen.
Nach einem Gespräch
Kunde hatte ein Bedenken
Telefon
Guten Tag, [Ihr Name] von [Firma]. Am [Datum] erwähnten Sie, dass [Bedenken]. Ich habe darüber nachgedacht und möchte Ihnen [ehrliche Antwort] sagen. Passt es gerade?
Kurze E-Mail oder Nachricht
Guten Tag, im Gespräch nannten Sie [Bedenken]. Meine ehrliche Antwort: [Antwort]. Wenn das die Frage nicht klärt, schreiben Sie mir, dann sage ich es offen.
Warum es wirkt: Beantwortet das echte Bedenken, auch wenn die Lösung nicht perfekt passt.
Nach einem Gespräch
Gespräch ohne Entscheidung
Telefon
Guten Tag, [Ihr Name] von [Firma]. Am [Datum] haben wir nichts entschieden, das ist in Ordnung. Ist das Thema für Sie noch aktuell, oder soll ich es auf meiner Seite schließen?
Kurze E-Mail oder Nachricht
Guten Tag, im Gespräch haben wir [Thema] nicht abgeschlossen. Ist es für Sie noch aktuell? Ein kurzes Ja oder Nein genügt, beides respektiere ich.
Warum es wirkt: Erlaubt ein Nein und das Schließen des Themas.
Nach einem Angebot
Angebot gerade gesendet
Telefon
Guten Tag, [Ihr Name] von [Firma]. Ich habe Ihnen heute das Angebot geschickt. Ist es angekommen, und möchten Sie es gemeinsam durchgehen?
Kurze E-Mail oder Nachricht
Guten Tag, ich sende Ihnen das Angebot für [Gegenstand]. Es gilt bis [Datum, nur wenn es stimmt]. Wenn etwas erklärt werden soll, melden Sie sich, ich gehe es gern mit Ihnen durch.
Warum es wirkt: Prüft die Zustellung, ohne Druck zur Entscheidung.
Nach einem Angebot
Fragen zum Angebot
Telefon
Guten Tag, [Ihr Name] von [Firma]. Das Angebot liegt Ihnen seit [Datum] vor. Gibt es Teile, die ich erklären soll, etwa [Preis, Umfang oder Termin]?
Kurze E-Mail oder Nachricht
Guten Tag, haben Sie Fragen zum Angebot vom [Datum]? Preis, Umfang oder Termin erkläre ich Ihnen gern in einem kurzen Gespräch.
Warum es wirkt: Nennt die üblichen Zweifel, sodass die Person einen auswählen kann.
Nach einem Angebot
Keine Antwort auf das Angebot
Telefon
Guten Tag, [Ihr Name] von [Firma]. Ich habe das Angebot am [Datum] geschickt und nichts gehört, das ist völlig in Ordnung. Überlegen Sie noch, oder soll ich aufhören nachzufassen?
Kurze E-Mail oder Nachricht
Guten Tag, zum Angebot vom [Datum] habe ich noch keine Antwort. Wenn Sie sich anders entschieden haben, genügt ein kurzes Nein, dann schließe ich es.
Warum es wirkt: Bietet einen sauberen Weg, das Nachfassen zu beenden.
Nach einem Angebot
Angebot ist zu teuer
Telefon
Guten Tag, [Ihr Name] von [Firma]. Sie sagten, der Preis liege über Ihrer Erwartung. Ich würde gern verstehen, womit Sie ihn verglichen haben. Darf ich zwei kurze Fragen stellen?
Kurze E-Mail oder Nachricht
Guten Tag, danke für Ihr offenes Feedback zum Preis. Wenn Sie mir Budget und Prioritäten nennen, sage ich, was möglich ist und was nicht.
Warum es wirkt: Fragt nach, statt Rabatt zu geben, und akzeptiert, dass es nicht passen muss.
Nach einem Angebot
Kunde wählte einen anderen Anbieter
Telefon
Guten Tag, [Ihr Name] von [Firma]. Ich verstehe, dass Sie sich für einen anderen Anbieter entschieden haben. Danke für die Rückmeldung. Darf ich fragen, was den Ausschlag gab, damit ich daraus lernen kann? Unverbindlich.
Kurze E-Mail oder Nachricht
Guten Tag, danke für Ihre Antwort. Wenn Sie mögen, würde mir ein Satz dazu helfen, was entschieden hat. Wenn nicht, wünsche ich Ihnen viel Erfolg mit dem Projekt.
Warum es wirkt: Akzeptiert die Entscheidung und bittet höflich um Feedback.
Keine Antwort
Erster verpasster Anruf
Telefon
Guten Tag, [Ihr Name] von [Firma]. Ich habe versucht, Sie wegen [Thema] zu erreichen. Wann passt Ihnen ein kurzes Gespräch? Ich kann auch schreiben, wenn Sie das lieber möchten.
Kurze E-Mail oder Nachricht
Guten Tag, ich habe Sie wegen [Thema] angerufen. Wann passt ein kurzes Gespräch, oder machen wir schriftlich weiter?
Warum es wirkt: Zwei Wege zu antworten und kein Vorwurf.
Keine Antwort
Mailbox-Nachricht
Telefon
Guten Tag, hier ist [Ihr Name] von [Firma], Telefon [Nummer]. Ich rufe wegen [Grund in einem Satz] an. Wenn es hilft, rufen Sie zurück, wenn nicht, ist es kein Problem. Noch einmal: [Ihr Name], [Nummer].
Kurze E-Mail oder Nachricht
Guten Tag, ich habe Ihnen wegen [Grund] auf die Mailbox gesprochen. Meine Nummer ist [Nummer]. Melden Sie sich, wenn es Ihnen passt.
Warum es wirkt: Kurz, wiederholt die Nummer und täuscht keine Dringlichkeit vor.
Keine Antwort
Zweiter Versuch zu anderer Zeit
Telefon
Guten Tag, [Ihr Name] von [Firma]. Ich habe am [Datum] angerufen und versuche es zu einer anderen Tageszeit. Gibt es eine Zeit, die Ihnen besser passt?
Kurze E-Mail oder Nachricht
Guten Tag, ich habe Sie am [Datum] und heute zu einer anderen Zeit versucht. Schreiben Sie mir, wann es passt, dann rufe ich dann an.
Warum es wirkt: Ändert die Zeit und fragt nach der Vorliebe der Person.
Keine Antwort
Letzter Versuch
Telefon
Guten Tag, [Ihr Name] von [Firma]. Ich habe es mehrfach wegen [Thema] versucht. Wenn es keine Priorität hat, genügt eine kurze Antwort, und ich rufe nicht mehr an. Meine Nummer ist [Nummer].
Kurze E-Mail oder Nachricht
Guten Tag, das ist meine letzte Nachricht zu [Thema]. Wenn es relevant wird, erreichen Sie mich unter [Nummer]. Danke für Ihre Zeit.
Warum es wirkt: Bietet einen Weg zum Ausstieg und jagt nicht weiter hinterher.
Keine Antwort
Die richtige Person erreichen
Telefon
Guten Tag, [Ihr Name] von [Firma]. Ich habe versucht, [Name] wegen [Thema] zu erreichen. Könnten Sie mir sagen, wer für [Bereich] zuständig ist? Ich würde mich gern direkt melden.
Kurze E-Mail oder Nachricht
Guten Tag, ich suche die zuständige Person für [Bereich]. Könnten Sie die Nachricht weiterleiten oder mir sagen, wer das ist? Danke.
Warum es wirkt: Gibt ehrlich zu, dass man nicht weiß, wen man fragen soll.
Nach einem Termin
Dank nach einem Termin
Telefon
Guten Tag, [Ihr Name] von [Firma]. Danke für den gestrigen Termin. Soll ich etwas wiederholen oder besser erklären?
Kurze E-Mail oder Nachricht
Guten Tag, danke für den Termin am [Datum]. Besonders interessiert hat mich, was Sie zu [konkrete Sache] gesagt haben. Die Zusammenfassung schicke ich bis [Datum].
Warum es wirkt: Bezieht sich auf etwas, das die Person wirklich gesagt hat, nicht auf eine Floskel.
Nach einem Termin
Zusammenfassung und nächste Schritte
Telefon
Guten Tag, [Ihr Name] von [Firma]. Ich habe Ihnen eine Zusammenfassung unseres Termins geschickt. Bitte sehen Sie sich die nächsten Schritte an: [Schritt eins] und [Schritt zwei]. Entspricht das Ihrem Verständnis?
Kurze E-Mail oder Nachricht
Guten Tag, Zusammenfassung unseres Termins vom [Datum]: [Punkt eins], [Punkt zwei]. Nächste Schritte: [Schritt], zuständig [Name], bis [Datum]. Bitte korrigieren Sie, was nicht stimmt.
Warum es wirkt: Kurze Liste mit Zuständigkeiten und Terminen, die beide Seiten prüfen können.
Nach einem Termin
Offene Fragen aus dem Termin
Telefon
Guten Tag, [Ihr Name] von [Firma]. Nach dem Termin blieben zwei Fragen offen: [Frage eins] und [Frage zwei]. Zur ersten habe ich eine Antwort, zur zweiten würde ich gern Ihre Sicht hören.
Kurze E-Mail oder Nachricht
Guten Tag, zwei Punkte aus dem Termin sind noch offen: [Frage eins] und [Frage zwei]. Das weiß ich: [Antwort]. Wie sehen Sie das?
Warum es wirkt: Nennt die offenen Punkte, statt vage nachzuhaken.
Nach einem Termin
Kollegen vorstellen
Telefon
Guten Tag, [Ihr Name] von [Firma]. Nach dem Termin denke ich, dass Ihnen bei [Thema] [Kollege/Kollegin] besser helfen kann. Ist es in Ordnung, wenn ich Sie vorstelle?
Kurze E-Mail oder Nachricht
Guten Tag, bei [Thema] kann Ihnen mein Kollege/meine Kollegin [Name] am besten helfen. Darf ich Ihre Kontaktdaten weitergeben? Ich tue das nur mit Ihrem Einverständnis.
Warum es wirkt: Fragt um Erlaubnis, bevor Kontaktdaten weitergegeben werden.
Nach einem Termin
Termin ohne klaren nächsten Schritt
Telefon
Guten Tag, [Ihr Name] von [Firma]. Nach dem Termin bin ich nicht sicher, wie Sie weitermachen möchten, und das ist in Ordnung. Möchten Sie fortfahren, abwarten oder es lassen?
Kurze E-Mail oder Nachricht
Guten Tag, danke für den Termin am [Datum]. Einen nächsten Schritt haben wir nicht vereinbart. Möchten Sie fortfahren, abwarten oder es lassen? Jede der drei Möglichkeiten ist in Ordnung.
Warum es wirkt: Bietet drei ehrliche Möglichkeiten, auch das Beenden.
Sprechen Sie das Nachfassen laut aus, bevor Sie wählen
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