Kanzleien haben einen eigenen Rhythmus. Vor Fristen, Jahresabschlüssen und Monatsauswertungen bleibt wenig Zeit für lange Telefonate, und unbekannte Anrufer werden zurückhaltend behandelt. Zugleich sind Kanzleiinhaber und ihre Teams Menschen, die Genauigkeit und Kürze schätzen. Ein Kaltanruf, der kurz, konkret und ohne Floskeln ist, kann hier besser ankommen als anderswo. Dieser Artikel zeigt, was Kanzleien wichtig ist, wie der Einstieg aussieht, welche zwei Fragen das Gespräch öffnen und wie Sie auf den Einwand „Wir haben schon einen Steuerberater“ reagieren.
Der Text beschreibt die Gesprächsführung. Fachliche Steuer- oder Rechtsberatung ist er nicht.
Was Kanzleien wichtig ist
Wer in einer Kanzlei anruft, trifft meist auf den Inhaber, eine Büroleitung oder eine Assistenz. Alle haben ähnliche Anliegen:
- Mandanten sollen Unterlagen rechtzeitig und lesbar liefern.
- Arbeit soll sich nicht kurz vor Fristen ballen.
- Neue Werkzeuge sollen nicht mehr Zeit kosten, als sie sparen.
- Ein Telefonat soll nicht länger dauern, als der Anrufer angekündigt hat.
Daraus folgt eine einfache Regel: Sprechen Sie nicht über sich, sondern über deren Arbeitsalltag. Wenn Sie Software, einen Service oder eine Schulung anbieten, benennen Sie zuerst eine Situation, die die Kanzlei kennt, und erst danach Ihr Angebot.
Einstieg für Kanzleiinhaber
Der Einstieg dauert höchstens eine Viertelminute. Sagen Sie, wer Sie sind und warum Sie anrufen, und bitten Sie um kurze Zeit.
Sie: „Guten Tag, Herr Lorenz, mein Name ist Tobias Krämer. Ich rufe Kanzleien an, die Unterlagen von vielen Mandanten sammeln. Ich möchte Sie zu einer Sache rund um die monatliche Belegsammlung fragen. Haben Sie eine halbe Minute, oder rufe ich zu einem besseren Zeitpunkt an?“
Der Einstieg verspricht nichts. Er nennt ein Thema, bittet um eine halbe Minute und bietet eine Alternative. Mehr Beispiele finden Sie im Artikel Kaltakquise am Telefon trainieren.
Zwei Fragen zum Jahresabschluss
Wenn der Inhaber zustimmt, stellen Sie keine Präsentation vor, sondern zwei Fragen zu seiner Arbeit:
- „Wie holen Sie sich vor dem Jahresabschluss die Unterlagen Ihrer Mandanten, und was kostet dabei die meiste Zeit?“
- „Was passiert bei Ihnen am häufigsten, wenn eine Frist näher rückt?“
Die erste Frage lässt den Inhaber seinen Ablauf beschreiben. Die zweite zeigt, wo es hakt. Schreiben Sie seine Worte mit und nutzen Sie sie später, wenn Sie den Termin vorschlagen. Kürzen Sie die Antwort nicht mit „Ach so, genau“.
Einwand „Wir haben schon einen Steuerberater“
In einer Kanzlei bedeutet dieser Satz oft etwas anderes als sonst. Manchmal hat die Kanzlei ein eigenes Team. Manchmal ist es eine Standardantwort auf ein Angebot, das als überflüssig gilt. Diskutieren Sie nicht, sondern klären Sie zuerst:
Inhaber: „Wir haben ein eigenes Team und brauchen nichts.“ Sie: „Verstanden, und ich will nichts anbieten, was jemand anderes machen soll. Ich frage nur: Wie läuft bei Ihnen die Belegsammlung, wenn die Frist näher rückt?“ Inhaber: „Na ja, es ist immer hektisch.“ Sie: „Das höre ich häufig. Ich würde Ihnen gern zeigen, wie andere Kanzleien das lösen. Das dauert fünfzehn Minuten. Passt Ihnen Dienstag oder Donnerstag besser?“
Wichtig ist, dass Sie nicht sagen „Unser Angebot ist besser“. Sie fragen nach der Praxis und schlagen erst dann einen Schritt vor. Ähnliche Muster zeigt der Artikel Einwand: Wir haben schon einen Anbieter.
Termin vereinbaren
Der Termin soll klein und klar sein. Schlagen Sie fünfzehn Minuten vor, zwei konkrete Zeiten und eine Form (Telefon, online, vor Ort). Dann fassen Sie zusammen:
„Also Donnerstag um zehn Uhr, fünfzehn Minuten online. Ich schicke Ihnen eine Einladung mit Link und einem Satz dazu, worum es geht. Passt das?“
Halten Sie die Zusammenfassung in der Notiz fest, damit Sie später nicht über Dinge sprechen, die der Inhaber nicht gesagt hat. Weitere Techniken finden Sie unter Terminvereinbarung am Telefon.
Beispieldialog: die Assistenz schützt die Zeit des Inhabers
Assistenz: „Kanzlei Lorenz, guten Tag.“ Sie: „Guten Tag, hier ist Tobias Krämer. Ich suche die Person, die entscheidet, wie die Kanzlei Unterlagen von Mandanten einholt. Ist das Herr Lorenz oder jemand anderes?“ Assistenz: „Herr Lorenz ist in einem Termin. Was soll ich ausrichten?“ Sie: „Hilfreich wäre, wenn Sie mir sagen, wann er erreichbar ist und ob eine kurze E-Mail vorab besser ist. Ich möchte ihn mit einer konkreten Frage in drei Minuten anrufen.“ Assistenz: „Morgen nach neun.“ Sie: „Danke, ich rufe morgen nach neun an. Darf ich mich auf Sie beziehen?“
Was Sie vermeiden sollten
- Lange Einleitungen über Ihr Unternehmen. Der Inhaber entscheidet in Sekunden.
- Druck vor Fristen. Sagt er, es sei hektisch, bieten Sie einen anderen Termin an und halten ihn ein.
- Ergebnisversprechen. Nennen Sie keine Zahlen oder Garantien, die Sie nicht belegen können.
- Fachliche Ratschläge. Sie sind nicht der Steuerberater, und der Anruf ist keine Beratung.
- Vergessene Rückrufe.
Übung für fünfzehn Minuten
- Verteilen Sie die Rollen: Inhaber, Assistenz, Anrufer.
- Runde eins: Der Inhaber schweigt und will einen Grund hören. Der Anrufer schafft den Einstieg in fünfzehn Sekunden.
- Runde zwei: Der Inhaber sagt, er habe schon einen Steuerberater. Der Anrufer überzeugt nicht, sondern fragt nach der Praxis.
- Runde drei: Die Assistenz blockt. Der Anrufer klärt, wann er zurückrufen soll.
- Notieren Sie nach jeder Runde den Satz, der am natürlichsten klang.
- Ziel: zwei Terminvorschläge und eine Zusammenfassung am Ende.
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Häufige Fragen
Soll ich im ersten Anruf über den Preis sprechen?
Besser nicht. Der erste Anruf dient dazu, einen kurzen Termin zu vereinbaren.
Wie lange sollte der Anruf dauern?
Wenige Minuten. Kurz und konkret ist besser als lang und allgemein.
Was, wenn der Inhaber ablehnt?
Bedanken Sie sich, fragen Sie, ob Sie sich später noch einmal melden dürfen, und notieren Sie die Antwort.
Fazit
Ein kurzer Einstieg, zwei Fragen zum Jahresabschluss, eine ruhige Reaktion auf den Einwand und ein konkreter Termin sind die Basis eines Anrufs in einer Kanzlei.
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