So antworten Sie auf „Er ist gerade nicht zu sprechen“

Kunden sagen „Er ist gerade nicht zu sprechen“ aus einem Grund. Hier steht, was meist dahintersteckt, wie Sie antworten und was Sie vermeiden sollten.

Was wirklich dahintersteckt

Echte Abwesenheit oder Abschirmung. In beiden Fällen ist das Ziel, mit etwas Nützlichem zu enden: einer besseren Zeit, einem Namen, einem Weg zur Erreichbarkeit. Eine freundliche, konkrete Frage bringt meist mehr als eine aufdringliche.

Typisch in: Software und SaaS, Versicherung und Finanzen, Immobilien, Telekommunikation und Energie, Dienstleistungen und Beratung, Handel und E-Commerce, Industrie und Logistik, Contact Center und Kundenservice

So antworten Sie

Wählen Sie den Antwortweg, der zum Kunden passt. Die Formulierungen sind eine Richtung, kein Skript: Sagen Sie es mit eigenen Worten.

Erst nachfragen, dann antworten

Fragen Sie, was hinter dem Einwand steht, damit Sie auf die eigentliche Sorge antworten.

„Danke. Wann wäre es gut, ihn zu erreichen, damit ich nicht zu einem ungünstigen Zeitpunkt anrufe?“ Notieren Sie die Antwort.

Um Erlaubnis bitten

Bitten Sie um einen Moment, eine Frage oder einen nächsten Schritt und akzeptieren Sie die Antwort.

„Dürfte ich eine kurze Nachricht hinterlassen, und würden Sie mir sagen, wie man ihn am besten erreicht? Ich möchte seine Zeit respektieren.“

Einen kleineren Schritt vorschlagen

Machen Sie die Entscheidung klein und risikoarm, sodass es trotzdem vorangeht.

„Danke für Ihre Hilfe. Ich rufe am Donnerstagvormittag noch einmal an. Ist er dann üblicherweise zu erreichen?“

Die Anschlussfrage

Fragen Sie nach Ihrer Antwort:

Gibt es eine Tageszeit, zu der er am ehesten erreichbar ist?

Was Sie nicht sagen sollten

Vermeiden Sie: Können Sie mir nicht einfach sagen, wo er ist?

Es überschreitet eine Grenze und drängt den Empfang, Angaben preiszugeben, die er nicht nennen soll.

Üben Sie es laut

Lesen ist nicht dasselbe wie Sagen. Sprechen Sie mit einem KI-Kunden, der so einen Einwand bringt, und sehen Sie im Bericht, welcher Satz geholfen hat.

Diesen Einwand üben

Fragen zu diesem Einwand

Was bedeutet „Er ist gerade nicht zu sprechen“ wirklich?

Wie antwortet man auf „Er ist gerade nicht zu sprechen“?

Erst nachfragen, dann antworten: „Danke. Wann wäre es gut, ihn zu erreichen, damit ich nicht zu einem ungünstigen Zeitpunkt anrufe?“ Notieren Sie die Antwort. Um Erlaubnis bitten: „Dürfte ich eine kurze Nachricht hinterlassen, und würden Sie mir sagen, wie man ihn am besten erreicht? Ich möchte seine Zeit respektieren.“ Einen kleineren Schritt vorschlagen: „Danke für Ihre Hilfe. Ich rufe am Donnerstagvormittag noch einmal an. Ist er dann üblicherweise zu erreichen?“

Was fragt man nach „Er ist gerade nicht zu sprechen“?

Gibt es eine Tageszeit, zu der er am ehesten erreichbar ist?

Was sollte man nicht sagen, wenn ein Kunde „Er ist gerade nicht zu sprechen“ sagt?

Vermeiden Sie den Satz „Können Sie mir nicht einfach sagen, wo er ist?“ Es überschreitet eine Grenze und drängt den Empfang, Angaben preiszugeben, die er nicht nennen soll.

Lernmaterial zum Üben von Gesprächen. Es ist keine Rechts- oder Finanzberatung und verspricht keine Ergebnisse. Halten Sie sich stets an die Regeln Ihres Unternehmens, die Produktbedingungen und ein klares Nein des Kunden.