Das Vorzimmer ist kein Hindernis, das man besiegen müsste. Es ist ein Mensch, der seine Arbeit macht: die Zeit eines anderen zu schützen. Die Sekretärin, der Assistent oder die Zentrale, die Ihren Anruf entgegennimmt, hat meist eine Anweisung: Relevantes durchlassen, Irrelevantes abhalten. Ein guter Weg vorbei führt darüber, kurz und klar relevant zu sein und diese Person wie eine Kollegin zu behandeln, nicht wie ein Schloss, das man knacken will.
Dieser Artikel gibt Ihnen eine praktische Vorgehensweise, sechs Situationen mit Beispielformulierungen und eine Übung vor dem nächsten Anrufblock. Die Formulierungen sind Beispiele. Passen Sie sie an Ihren Markt und Ihre eigene Stimme an.
Was das Vorzimmer eigentlich schützt
Die meisten Vorzimmer schützen drei Dinge: den Kalender der Entscheiderin oder des Entscheiders, das Unternehmen vor zeitraubenden Anrufen und die eigene Glaubwürdigkeit. Wenn jemand Sie durchstellt und Sie dem Chef die Zeit stehlen, fällt das auf die Person zurück.
Das sagt Ihnen, was sie in den ersten zehn Sekunden von Ihnen braucht: wer Sie sind, worum es in einfachen Worten geht und ein Zeichen, dass Sie niemandem die Zeit stehlen werden. Ihren ganzen Pitch braucht sie nicht, und sie kann ohnehin nichts bei Ihnen kaufen.
Fünf Grundsätze
1. Sicher klingen, nicht aufdringlich
Zögern klingt nach einem Anruf, der keinen Grund hat. Nennen Sie Namen und Firma in gleichmäßigem Tempo, so wie bei jemandem, von dem Sie Hilfe erwarten. Ruhig und ohne Eile wirkt seriös.
2. Kurz bleiben
Ein Satz dazu, wer Sie sind, einer dazu, warum Sie anrufen. Muss das Vorzimmer eine zweite Frage stellen, um Sie zu verstehen, war die erste Antwort zu lang.
3. Namen nutzen
Fragen Sie nach einer Person mit Namen oder Funktion, nicht nach „dem Zuständigen für den Einkauf“. Sprechen Sie auch das Vorzimmer mit Namen an, sobald Sie ihn hören, und notieren Sie ihn; beim nächsten Mal können Sie damit grüßen. Namen finden Sie auf der öffentlichen Website des Unternehmens, in öffentlichen Berufsprofilen oder aus dem vorigen Anruf.
4. Mit dem Nutzen für das Unternehmen beginnen
„Ich rufe zum Thema Telefontraining für neue Vertriebsmitarbeitende an“ ist ein Grund. „Ich möchte unser Produkt vorstellen“ ist keiner. Nennen Sie eine Situation, die die andere Seite wiedererkennen kann, und behaupten Sie kein Wissen über deren Geschäft, das Sie nicht haben.
5. Sich nicht für den Anruf entschuldigen
„Entschuldigen Sie die Störung“ gibt das Gespräch ab, bevor es begonnen hat. Sie können einmal einräumen, dass der Anruf unerwartet kommt, ohne zu kriechen: „Mir ist klar, dass ich unangekündigt anrufe.“
Sechs Situationen und was Sie sagen können
Das sind Ausgangspunkte. Sagen Sie sie in eigenen Worten.
„Worum geht es?“ Antworten Sie in einem konkreten Satz, nicht mit „eine geschäftliche Angelegenheit“. „Es geht darum, wie Ihr Vertriebsteam schwierige Telefonate übt. Ich möchte Frau Becker fragen, ob sie dafür zuständig ist.“ Vage Antworten machen misstrauisch; konkrete geben dem Vorzimmer etwas, das es weitergeben kann.
„Schicken Sie eine E-Mail.“ Stellen Sie zuerst eine nützliche Frage: „Gern. An wen soll sie gehen, und gibt es etwas Bestimmtes, das sie sehen möchte?“ So erhalten Sie einen Namen und einen Hinweis darauf, was wichtig ist. Bekommen Sie eine Adresse, senden Sie etwas Kurzes, das sich auf das Telefonat bezieht. Siehe auch „Schicken Sie mir eine E-Mail“.
„Sie ist nicht erreichbar.“ Hinterlassen Sie keine vage Nachricht. Fragen Sie, wann es besser passt und ob sie direkt oder über das Vorzimmer erreichbar ist. „Wann ist sie üblicherweise am besten zu erreichen?“ ist eine respektvolle Frage, die oft eine ehrliche Antwort bringt. Rufen Sie zu dieser Zeit an und erwähnen Sie, dass man Ihnen das geraten hat.
„Sie ist in einer Besprechung.“ Dasselbe Vorgehen, mit weniger Druck: „Kein Problem. Passt es später am Nachmittag oder morgen früh besser?“ Halten Sie den Rückruf ein, den Sie zusagen. Verlässlich pünktlich zu sein ist der schnellste Weg, ein vertrauter Name zu werden.
„Wir nehmen keine Vertriebsanrufe an.“ Nehmen Sie es beim Wort. „Verstanden, vielen Dank. Falls es einmal relevant wird: Wer wäre schriftlich die richtige Ansprechperson?“ Lautet die Antwort Nein, akzeptieren Sie sie und gehen Sie weiter. Drängen beendet hier die Beziehung und kann sich über den erklärten Wunsch des Unternehmens hinwegsetzen.
„Wer spricht da?“ Nennen Sie Namen und Firma einmal, klar. Lassen Sie den Firmennamen nicht aus; danach wird zuerst gefragt. Sagen Sie dann in einem Satz noch einmal, warum Sie anrufen.
Mehr zu den Reaktionen, die in jedem Gespräch kommen, finden Sie unter Einwandbehandlung im Vertrieb trainieren und im Einwandkatalog.
Fehler, die das Vorzimmer misstrauisch machen
- So tun, als kennten Sie die Person. „Sagen Sie ihr, Jan Weber ist dran, sie kennt mich“ ist unwahr, und Vorzimmer hören das ständig. Tun Sie es nicht. Es beschädigt das Vertrauen, das Sie für den nächsten Anruf brauchen.
- Eine lange, einstudierte Vorstellung. Sie klingt wie ein Skript, und Skripte klingen nach Verkaufsanruf.
- Das Vorzimmer als niedrigeren Rang behandeln. Herablassung wird bemerkt und nicht vergessen.
- Dieselbe Zentrale wiederholt anrufen und die Geschichte variieren. Bleiben Sie konsistent.
- Das Gesagte ignorieren. Heißt es „versuchen Sie es nach zwei“, rufen Sie nach zwei an.
- Den Grund des Anrufs verbergen. Offenheit ist es, die dem Vorzimmer erlaubt, Sie ohne Sorge weiterzuleiten.
Wenn der Anruf auf einer Durchwahl landet
Erreichen Sie die Entscheiderin oder den Entscheider direkt, zählt der Einstieg mehr als alles oben Genannte. Eine Struktur in vier Teilen finden Sie unter Verkaufsgespräch eröffnen: die ersten 30 Sekunden, und zum Proben vor dem Wählen Kaltakquise-Telefonat üben, ohne Leads zu verbrennen.
Eine Zehn-Minuten-Übung
- Schreiben Sie einen Satz für „Wer ich bin“ und einen für „Warum ich anrufe“.
- Sprechen Sie beide laut, bis sie etwa zehn Sekunden dauern.
- Lassen Sie eine Kollegin oder einen Kollegen ein Vorzimmer spielen und Ihnen nacheinander jede der sechs Reaktionen oben geben, oder führen Sie ein Übungsgespräch mit einem synthetischen Vorzimmer.
- Schreiben Sie nach jeder Reaktion die eine Sache auf, die Sie ändern würden.
- Wiederholen Sie die schwächste.
In DIRI AI können Sie das als Sprach-Übungsgespräch mit einem synthetischen KI-Vorzimmer durchführen und danach den Coaching-Bericht auf Momente hin lesen, die sich zu wiederholen lohnen. Das Vorzimmer ist eine synthetische Persona und kein echter Mensch, und der Bericht ist Feedback für Sie, kein Urteil über Sie. Wie Berichte funktionieren, steht unter So bewertet DIRI AI, und die weitere Routine finden Sie unter Kaltakquise-Training.
Im Rahmen der Regeln bleiben
Wen Sie anrufen dürfen, was Sie sagen müssen und wie Aufzeichnungen behandelt werden, hängt von Ihrem Land und Ihrer Branche ab. Klären Sie die Regeln mit Ihrer Rechts- oder Compliance-Ansprechperson und lesen Sie als Überblick Telefonische Kundenansprache. Hat ein Unternehmen darum gebeten, nicht angerufen zu werden, vermerken Sie das und respektieren Sie es.
Häufige Fragen
Soll ich dem Vorzimmer sagen, warum ich anrufe?
Ja, kurz und ehrlich. Ein Satz als Grund macht es leichter zu entscheiden, ob man Sie durchstellt, und Vagheit löst eher eine Absage aus. Bleiben Sie bei der Situation, nicht beim ganzen Pitch.
Wie finde ich den Namen der Entscheiderin oder des Entscheiders?
Beginnen Sie mit dem Öffentlichen: der Website des Unternehmens, öffentlichen Berufsprofilen oder der Presseseite. Sie können auch das Vorzimmer fragen, welche Funktion für das Thema zuständig ist, ohne nach privaten Details zu fragen. Nutzen Sie nur Informationen, die Sie nach den für Sie geltenden Regeln nutzen dürfen.
Wann sollte ich zurückrufen?
Zu der Zeit, die man Ihnen genannt hat, falls es eine gab. Sonst probieren Sie verschiedene Tageszeiten und meiden sehr frühe oder sehr späte Zeiten. Notieren Sie jedes Mal, was Sie zugesagt haben.
Ist es besser, die Zentrale oder eine Durchwahl anzurufen?
Wenn Sie eine Durchwahl haben, die Sie nutzen dürfen, ist das oft einfacher, aber auch ein gut geführter Anruf über die Zentrale ist in Ordnung. Die richtige Wahl hängt vom Unternehmen und von den Regeln ab, die für Ihre Anrufe gelten.
Soll ich sagen, ich sei ein Bekannter oder man kenne mich?
Nein. Es ist nicht wahr und beschädigt in der Regel das Vertrauen. Sagen Sie, wer Sie sind und warum Sie anrufen.
Hinweis zu den Quellen
Dies ist redaktionelle Orientierung auf Grundlage gängiger Vertriebstrainings-Praxis, kein Studienergebnis, und wir behaupten nicht, dass sie Ergebnisse verbessert. Die Namen in den Beispielen sind erfunden.
DIRI AI trainiert Kommunikation und erstellt nach jedem Übungsgespräch einen Bericht; die teilnehmende Person sieht ihren eigenen Bericht. Der vorgesehene Zweck ist das Training, nicht die Beurteilung von Mitarbeitenden.
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