Nicht jeder Anruf wird durchgestellt, und das ist in Ordnung. Das Vorzimmer, die Assistenz oder die Zentrale hat meist eine klare Aufgabe: die Zeit der Entscheiderin oder des Entscheiders zu schützen. Häufig lautet die Antwort deshalb „Frau Weber ist gerade nicht erreichbar" oder „Schicken Sie uns einfach eine E-Mail". Dieser Artikel konzentriert sich auf genau diesen Moment: Was sagen Sie, wenn Sie nicht durchgestellt werden, damit aus dem Anruf trotzdem ein Fortschritt wird? Wie Sie überhaupt an der Assistenz vorbeikommen, beschreibt der Artikel Am Vorzimmer vorbei. Hier geht es um den zweiten Schritt.
Die Haltung: Die Assistenz ist Partner, nicht Gegner
Wer die Assistenz als Hindernis behandelt, bekommt eine Absage. Wer sie als Person mit einer Aufgabe behandelt, bekommt oft Informationen: wann die Entscheiderin erreichbar ist, wie sie Anfragen am liebsten erhält, wer sonst zuständig wäre. Diese Informationen sind wertvoller als ein erzwungenes Durchstellen, das mit einem genervten Gegenüber endet.
Drei Grundsätze helfen dabei:
- Kurz bleiben. Name, Firma, Anlass in einem Atemzug.
- Höflich bleiben, auch bei Ablehnung. Die Person kennt Sie beim nächsten Anruf.
- Nur Versprechen machen, die Sie halten. „Ich rufe am Donnerstag wieder an" bedeutet, dass Sie am Donnerstag anrufen.
Fünf Situationen und mögliche Formulierungen
„Sie ist gerade nicht am Platz."
Fragen Sie nach einem günstigen Zeitpunkt, nicht nach dem Grund der Abwesenheit:
„Danke. Wann erreiche ich sie am besten? Ich rufe gern noch einmal an."
Notieren Sie Wochentag und Uhrzeit und rufen Sie genau dann an. Beim zweiten Anruf können Sie sich auf das erste Gespräch beziehen: „Ich hatte gestern mit Ihnen gesprochen, Sie hatten mir Donnerstag gegen zehn Uhr genannt."
„Worum geht es denn?"
Das ist keine Absage, sondern eine Prüfung. Antworten Sie in einem Satz, der aus Sicht der Firma relevant ist:
„Es geht darum, wie Ihr Vertriebsteam Telefongespräche regelmäßig üben kann, ohne dass dafür Termine abgestimmt werden müssen. Ich würde Frau Weber gern kurz dazu sprechen."
Vermeiden Sie Fachsprache und lange Vorstellungen. Je klarer der Satz, desto leichter kann die Assistenz entscheiden.
„Schicken Sie uns eine E-Mail."
Das kann eine höfliche Abwehr sein, aber auch ein ehrlicher Weg. Nehmen Sie ihn ernst und machen Sie ihn konkret:
„Gern. An welche Adresse genau? Und wie spricht Frau Weber solche Anfragen am ehesten an, eher mit zwei Sätzen oder mit einer kurzen Beschreibung?"
Schreiben Sie die E-Mail wirklich kurz, nennen Sie im Betreff den Anlass und kündigen Sie einen Anruf an. Mehr zum Umgang mit diesem Einwand im Artikel Schicken Sie mir eine E-Mail.
„Dafür ist jemand anderes zuständig."
Fragen Sie nach Name und Funktion der Person und danach, ob Sie sich auf das Gespräch berufen dürfen:
„Vielen Dank, das hilft mir. Wie heißt die Kollegin, und darf ich sagen, dass Sie mich an sie verwiesen haben?"
Wird die Erlaubnis erteilt, ist die Weiterleitung oft deutlich wärmer als ein neuer, anonymer Anruf.
„Wir haben kein Interesse."
Diskutieren Sie nicht. Bedanken Sie sich, fragen Sie höchstens, ob sich daran in absehbarer Zeit etwas ändern könnte, und notieren Sie das Ergebnis. Ein respektvoller Abschluss hält die Tür für später offen, und eine klare Absage ist ein brauchbares Ergebnis, weil Sie die Zeit in andere Gespräche investieren können.
Die Nachricht: kurz, konkret, einlösbar
Wenn Sie eine Nachricht hinterlassen, auf der Mailbox oder bei der Assistenz, funktioniert diese Struktur:
- Name und Firma, langsam gesprochen.
- Ein Satz zum Anlass aus Sicht des Gegenübers.
- Ein konkreter nächster Schritt: „Ich rufe am Donnerstag gegen zehn Uhr noch einmal an."
- Rückrufnummer, ebenfalls langsam, am Ende nochmals wiederholt.
Beispiel für die Mailbox:
„Guten Tag Frau Weber, hier spricht Jonas Krüger von der Beispiel GmbH. Es geht um regelmäßiges Telefontraining für Ihr Vertriebsteam. Ich rufe am Donnerstag gegen zehn Uhr noch einmal an. Sie erreichen mich unter 0 00 00 00 00 00. Noch einmal: 0 00 00 00 00 00. Vielen Dank."
Gehen Sie die Nachricht vor dem Sprechen im Kopf durch: Dauert sie länger als zwanzig Sekunden, kürzen Sie.
Rückrufe nachhalten
Ein Rückruf, den Sie nicht nachverfolgen, ist ein Versprechen, das niemand kontrolliert. Halten Sie in Ihrer Liste fest, mit wem Sie gesprochen haben, was vereinbart wurde und wann der nächste Anruf stattfindet. Rufen Sie zum genannten Zeitpunkt an, auch wenn Sie keine Rückmeldung bekommen haben. Das ist keine Aufdringlichkeit, sondern die Einlösung Ihrer Ankündigung.
Nach zwei oder drei Versuchen ohne Ergebnis kann ein anderer Kanal sinnvoll sein, oder Sie legen den Kontakt für einige Wochen zur Seite. Zu viele Versuche in kurzer Zeit wirken eher belastend.
Hinweis zu Kaltanrufen im B2B-Bereich
Wer bei Unternehmen anruft, zu denen noch keine Geschäftsbeziehung besteht, braucht nach dem Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) im B2B-Bereich in der Regel eine mutmaßliche Einwilligung. Ob sie vorliegt, hängt vom Einzelfall ab. Klären Sie das vor dem Start einer Anrufserie intern oder mit juristischer Beratung. Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung.
Eine Übung für zehn Minuten
- Formulieren Sie laut den Ein-Satz-Anlass, wenn die Assistenz fragt: „Worum geht es?"
- Sprechen Sie eine Mailbox-Nachricht in unter zwanzig Sekunden.
- Üben Sie die Frage nach dem besten Zeitpunkt für einen Rückruf.
- Üben Sie den freundlichen Abschluss nach einer Absage.
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Verwandt: Voicemail-Skripte für die Kaltakquise: 20–25 Sekunden und Rückruf, Nachfassen nach dem Angebot: Telefonat und Formulierungen, Terminvereinbarung am Telefon: Formulierungen und Übung. Kostenloses Tool: Verkaufsglossar.
Häufige Fragen
Soll ich der Assistenz den ganzen Anlass erklären?
Nein. Ein klarer Satz genügt. Die Details sind für das Gespräch mit der Entscheiderin gedacht.
Darf ich die Assistenz bitten, mich durchzustellen, wenn sie zögert?
Sie können höflich nachfragen, aber nicht drängen. Fragen Sie lieber nach einem besseren Zeitpunkt oder dem richtigen Weg.
Wie oft darf ich zurückrufen?
Halten Sie sich an die angekündigten Zeitpunkte. Nach zwei oder drei Versuchen ohne Ergebnis lohnt es sich, den Ansatz oder den Kanal zu wechseln.
Sollte ich die Nachricht auf der Mailbox hinterlassen?
Meist ja, wenn sie kurz ist und einen konkreten nächsten Schritt nennt. Eine Nachricht ohne Rückrufnummer ist kaum nützlich.
Fazit
Auch wenn das Vorzimmer nicht durchstellt, kann der Anruf gelingen: mit einem klaren Anlass, einer kurzen Nachricht und einem Rückruf, der genau wie angekündigt stattfindet. Wer diese Sätze vorher laut geübt hat, wirkt gelassener und kommt eher zum nächsten Schritt.
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