Ein Telefonat, das mit einem festen Termin endet, hat sein Ziel erreicht. Ein Telefonat, das mit „Melden Sie sich einfach mal" endet, hat meist nur Zeit gekostet. Die Terminvereinbarung ist deshalb der Moment, in dem sich entscheidet, ob aus einem netten Gespräch ein nächster Schritt wird. Dieser Artikel zeigt, wie Sie am Telefon einen Termin vorschlagen, Ausweichmanöver auffangen und die Zusage so absichern, dass der Termin auch stattfindet.
Warum Termine am Telefon scheitern
Die Gründe sind selten dramatisch. Meist liegt es an einem von vier Dingen:
- Der Nutzen bleibt vage. Wer nicht versteht, was er im Termin bekommt, sagt lieber „später".
- Die Frage ist zu offen. „Wann hätten Sie denn mal Zeit?" zwingt das Gegenüber, den Kalender im Kopf durchzugehen. Das ist anstrengend, also wird vertagt.
- Der Termin wirkt groß. Eine Stunde Präsentation klingt nach Aufwand. Zwanzig Minuten mit einem klaren Thema klingen machbar.
- Die Zusage ist weich. Ein „Ja, schicken Sie mal eine Einladung" ist noch kein Termin.
Alle vier Punkte lassen sich vor dem Anruf vorbereiten und laut üben.
Der Aufbau in vier Schritten
1. Den Grund für den Termin in einem Satz nennen
Bevor Sie einen Zeitpunkt vorschlagen, muss klar sein, wofür. Beschreiben Sie den Inhalt des Termins aus Sicht des Gegenübers, nicht Ihr Produkt.
„Ich würde Ihnen gern in zwanzig Minuten zeigen, wie andere Teams ihre Angebotsnachfrage am Telefon strukturieren, damit Sie einschätzen können, ob das für Sie passt."
Dazu gehört auch eine ehrliche Größenordnung: Wie lang dauert der Termin, und was passiert danach? Wer weiß, dass er nach zwanzig Minuten frei entscheiden kann, entscheidet leichter.
2. Zwei konkrete Optionen anbieten
Statt einer offenen Frage nennen Sie zwei Zeitfenster:
„Passt Ihnen eher Dienstagvormittag oder Donnerstagnachmittag?"
Das ist keine Manipulation, sondern eine Abkürzung. Das Gegenüber muss nicht suchen, sondern nur wählen. Passt keine der beiden Optionen, kommt meist ein Gegenvorschlag, und damit sind Sie bereits mitten in der Terminfindung.
3. Die Zusage bestätigen und wiederholen
Sobald ein Zeitpunkt steht, wiederholen Sie ihn vollständig: Wochentag, Datum, Uhrzeit, Dauer und Kanal.
„Dann halten wir fest: Donnerstag, der 12., um 14:30 Uhr, eine halbe Stunde per Videokonferenz. Ich schicke Ihnen gleich die Einladung. An welche Adresse darf sie gehen?"
Die Wiederholung verhindert Missverständnisse und macht den Termin verbindlicher.
4. Den Termin absichern
Nach dem Gespräch zählt das, was schriftlich ankommt: eine kurze Bestätigung mit Termin, Thema und dem, was Sie vorbereiten. Wer möchte, ergänzt eine Frage, die das Gegenüber vorab beantworten kann. So entsteht ein kleiner Aufwand auf beiden Seiten, und das erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass der Termin gehalten wird.
Typische Ausweichantworten und mögliche Reaktionen
„Schicken Sie mir erst Unterlagen." Das ist oft ein höfliches Nein, kann aber auch ehrliches Interesse sein. Sie können beides berücksichtigen: „Gern. Damit ich das Passende schicke: Was soll in den Unterlagen auf jeden Fall stehen? Und darf ich Ihnen am Donnerstag kurz anrufen, um Fragen zu klären?" Mehr dazu im Artikel Schicken Sie mir eine E-Mail.
„Im Moment ist es schlecht." Fragen Sie nach dem Zeitraum, nicht nach dem Grund: „Verstehe. Wäre es in zwei Wochen besser, oder eher nach dem Quartalsende?" Notieren Sie, was Sie hören, und rufen Sie dann tatsächlich zum genannten Zeitpunkt an.
„Dafür bin ich nicht zuständig." Fragen Sie, wer es ist, und ob Sie sich auf das Gespräch mit der Person beziehen dürfen. Das Thema Zuständigkeit behandelt der Artikel Am Vorzimmer vorbei.
„Wir haben schon einen Anbieter." Dann geht es nicht darum, den Termin zu erzwingen, sondern einen kleinen, unverbindlichen Vergleich anzubieten. Beispiele finden Sie im Artikel Wir haben schon einen Anbieter.
„Wie viel kostet das?" Beantworten Sie die Frage ehrlich, soweit Sie können, und verbinden Sie sie mit dem Termin: „Das hängt von der Teamgröße ab. Im Termin gehe ich das mit Ihren Zahlen durch, damit Sie keine Pauschale hören, die nicht passt."
Telefon, E-Mail oder Kalenderlink?
Ein Kalenderlink spart Abstimmung, ersetzt aber nicht das Gespräch. Wer am Telefon ohnehin spricht, kann die Terminfindung direkt erledigen und den Link danach zur Bestätigung nutzen. Bei Gesprächspartnern, die selten am Platz sind, ist ein Link als Alternative sinnvoll. Wichtig ist, dass Sie nicht beides gleichzeitig verlangen: Erst die Zusage am Telefon, dann die schriftliche Bestätigung.
Hinweis zu Kaltakquise im B2B-Bereich
Wenn Sie Termine bei Unternehmen anfragen, zu denen noch keine Geschäftsbeziehung besteht, setzt ein Anruf nach dem Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) im B2B-Bereich in der Regel eine mutmaßliche Einwilligung voraus. Ob sie vorliegt, hängt vom Einzelfall ab. Klären Sie das intern oder mit juristischer Beratung, bevor Sie Anrufblöcke planen. Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung.
Eine Übung für zehn Minuten
- Schreiben Sie in einem Satz auf, wofür der Termin gedacht ist, aus Sicht des Gegenübers.
- Legen Sie zwei Zeitfenster für die nächsten Tage fest.
- Sprechen Sie den Ablauf laut: Anlass, Nutzen, zwei Optionen, Wiederholung der Zusage.
- Üben Sie danach eine Ausweichantwort, die Ihnen im Alltag am häufigsten begegnet.
- Nehmen Sie sich eine Sache vor, die Sie im nächsten Versuch ändern.
Wiederholen Sie die Übung an mehreren Tagen. Mit kleinen Änderungen in Wortwahl und Tempo wirken Sie nach kurzer Zeit sicherer.
Wie DIRI AI hilft
DIRI AI ist eine Web-App, in der Sie Gespräche per Stimme mit einem KI-Kunden üben. Der KI-Kunde spielt ausschließlich die Kundenrolle: Er reagiert auf das, was Sie sagen, weicht aus, stellt Rückfragen oder sagt zu, nicht nach einem festen Skript. Nach dem Gespräch zeigt der Bericht Schlüsselmomente aus Ihrem Transkript, zum Beispiel die Stelle, an der Sie den Termin vorgeschlagen haben, und schlägt eine Änderung vor. Wie der Bericht aufgebaut ist, beschreibt die Seite Bericht, die Bewertung erklärt die Seite So bewerten wir.
Verwandt: Nachfassen nach dem Angebot: Telefonat und Formulierungen, Preiseinwand: Rabatt nur gegen Gegenleistung verhandeln, Einwand „Ich habe keine Zeit“ am Telefon: Vorwand oder echter Einwand?. Kostenloses Tool: Verkaufsglossar.
Die Entscheider einbinden
Ein Termin, bei dem die entscheidende Person fehlt, ist oft nur ein Zwischenschritt. Fragen Sie deshalb ruhig und früh nach: „Wer sollte aus Ihrer Sicht bei diesem Gespräch dabei sein, damit wir nicht zweimal von vorn anfangen?“ Das wirkt rücksichtsvoll und gibt Ihnen wichtige Informationen über die Entscheidungsstruktur. Bieten Sie an, die Einladung gleich an alle Beteiligten zu schicken. Im Mittelstand spart das beiden Seiten Abstimmungsaufwand.
Der Rückruf als Teil des Plans
Wenn Sie niemanden erreichen, hinterlassen Sie eine kurze, sachliche Nachricht: Name, Firma, Anlass in einem Satz und Ihre Nummer, langsam gesprochen. Setzen Sie keinen Druck, sondern einen Anlass: „Ich versuche es morgen um etwa 11 Uhr noch einmal.“ So wird der nächste Anruf zu einer angekündigten Fortsetzung. Planen Sie die Wiederholung dann tatsächlich ein und beschränken Sie sich auf eine überschaubare Zahl von Versuchen, damit Sie nicht belästigend wirken.
Wie Sie Ihre Terminquote verbessern können
Wenn Ihre Gespräche gut verlaufen, aber zu wenig Termine entstehen, liegt es meist an einer von drei Stellen: Das Interesse wurde nicht gesichert, der Nutzen des Termins blieb unklar oder der Vorschlag war zu offen. Prüfen Sie nach einer Woche anhand Ihrer Notizen, an welcher Stelle Gespräche abbrechen, und ändern Sie genau diesen Teil. Fällt es Ihnen schwer, das objektiv zu beurteilen, hilft ein Blick von außen.
Häufige Fragen
Wie viele Terminoptionen sollte ich nennen?
Zwei konkrete Optionen sind meist ein guter Kompromiss: genug Auswahl, ohne das Gegenüber zu überfordern.
Soll ich den Termin schon im ersten Satz vorschlagen?
Meist nicht. Zuerst braucht das Gegenüber einen Grund. Erst danach lohnt sich der Vorschlag.
Was, wenn der Termin kurz vorher abgesagt wird?
Bieten Sie direkt zwei neue Termine an und bestätigen Sie sie schriftlich. Eine Absage ist oft Zeitmangel, nicht Ablehnung.
Kann ich das Gespräch aufzeichnen, um es zu üben?
Für die Übung mit DIRI AI nutzen Sie ein KI-Gespräch ohne echte Kundendaten. Echte Anrufe aufzuzeichnen setzt Einwilligungen voraus und sollte rechtlich geklärt sein.
Fazit
Eine gute Terminvereinbarung ist kurz: ein Grund, zwei Optionen, eine klare Bestätigung. Wer diesen Ablauf laut geübt hat, muss im Gespräch weniger nachdenken und kann zuhören.
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