Das Angebot ist raus, und dann wird es still. Das ist eine der häufigsten Situationen im Vertrieb und zugleich eine, die viele Verkäuferinnen und Verkäufer vor sich herschieben. Man will nicht drängen, hofft auf eine Rückmeldung und wartet. Meist hilft Warten allein nicht: Angebote verschwinden im Posteingang, Entscheidungen werden vertagt, und der Kunde wartet vielleicht selbst auf ein Signal. Dieser Artikel zeigt, wie Sie am Telefon nachfassen, ohne aufdringlich zu klingen, und wie Sie aus einem „Wir melden uns" eine klare Antwort machen.
Warum Angebote still werden
Hinter dem Schweigen steckt selten eine Absage. Häufige Gründe sind:
- Das Angebot wurde noch nicht gelesen oder liegt bei der falschen Person.
- Es gibt interne Abstimmungen, die länger dauern als gedacht.
- Offene Fragen sind geblieben, aber niemand hat sie gestellt.
- Die Priorität ist gesunken, und die Entscheidung wartet.
Ein gut aufgebauter Nachfassanruf bringt jeden dieser Gründe ans Licht.
Schon beim Versand den Nachfasstermin vereinbaren
Der beste Zeitpunkt, über das Nachfassen zu sprechen, ist, bevor das Angebot verschickt wird. Fragen Sie im Gespräch: „Wenn ich Ihnen das Angebot heute schicke, wann passt es Ihnen, kurz gemeinsam darüber zu sprechen? Donnerstag oder Freitag?" So ist der Anruf kein Überfall, sondern eine Verabredung. Wie Sie Termine am Telefon festhalten, beschreibt der Artikel Terminvereinbarung am Telefon.
Fehlt diese Verabredung, ist das kein Problem: Rufen Sie nach zwei bis vier Werktagen an, abhängig davon, wie komplex das Angebot ist. Das ist ein Richtwert, kein Gesetz. Berücksichtigen Sie, was Ihnen der Kunde zum Entscheidungsprozess gesagt hat.
Drei Ziele für den Anruf
Ein Nachfassanruf hat nicht das Ziel, „abzuschließen". Er hat drei kleinere, erreichbare Ziele:
- Klären, ob das Angebot angekommen ist und gelesen wurde.
- Offene Fragen finden, bevor sie zum Hindernis werden.
- Den nächsten Schritt vereinbaren, mit Datum, auch wenn er klein ist.
Wer mit diesen Zielen anruft, erhält oft eine Information, mit der er weiterarbeiten kann.
Der Aufbau des Anrufs
Einstieg mit Bezug
„Guten Tag Herr Bauer, hier ist Anna Keller von der Beispiel GmbH. Ich hatte Ihnen am Dienstag das Angebot geschickt und wollte kurz hören, ob es angekommen ist und ob Fragen offen sind. Haben Sie zwei Minuten?"
Der Bezug auf die letzte Interaktion, ein klares Anliegen und die Frage nach der Zeit machen den Einstieg höflich und kurz.
Eine offene Frage zur Einschätzung
„Wie ist Ihr Eindruck bisher?"
Eine offene Frage bringt mehr als „Haben Sie schon entschieden?". Sie erlaubt dem Kunden, Bedenken zu nennen, ohne sich festzulegen. Hören Sie zu, notieren Sie Stichworte und wiederholen Sie, was Sie gehört haben.
Den nächsten Schritt festhalten
„Dann halten wir fest: Sie sprechen am Mittwoch mit Ihrer Geschäftsführung, und ich rufe Sie am Donnerstag um zehn Uhr noch einmal an. Passt das?"
Auch wenn der Kunde noch nicht entscheidet, haben Sie jetzt ein Datum und einen Grund für den nächsten Kontakt.
Typische Antworten und mögliche Reaktionen
„Ich habe es noch nicht angeschaut." Das ist ehrlich und kein Grund zur Sorge. Bieten Sie an, die zwei wichtigsten Punkte in einer Minute zu erklären, oder verabreden Sie einen neuen Termin: „Wann haben Sie Zeit dafür? Ich rufe dann gern wieder an."
„Wir müssen intern abstimmen." Fragen Sie nach dem Ablauf: „Wer ist noch beteiligt, und was wäre aus Ihrer Sicht für diese Person wichtig? Kann ich Ihnen dafür etwas zusammenstellen?"
„Es ist uns zu teuer." Fragen Sie, womit der Preis verglichen wird und was für den Kunden den Ausschlag gibt, bevor Sie über Nachlässe sprechen. Mehr dazu im Artikel Das ist zu teuer.
„Wir haben uns für einen anderen Anbieter entschieden." Bedanken Sie sich, fragen Sie, was den Ausschlag gegeben hat, und bitten Sie um die Erlaubnis, sich in einigen Monaten wieder zu melden. Diese Rückmeldung ist wertvoll, weil sie Ihr nächstes Angebot verbessert.
Keine Antwort, keine Rückmeldung. Versuchen Sie es nach einigen Tagen erneut, über einen anderen Weg, zum Beispiel mit einer kurzen E-Mail. Nach zwei oder drei Versuchen ist ein respektvoller Abschluss sinnvoll: „Ich möchte Sie nicht weiter belästigen. Wenn sich Ihre Planung ändert, melden Sie sich gern."
Wie oft und wie lange nachfassen
Es gibt keine allgemeine richtige Zahl. Maßgeblich ist, was vereinbart wurde und wie dringend das Thema für den Kunden ist. Zwei bis drei Versuche mit sinnvollem Abstand sind meist angemessen. Jeder weitere Kontakt sollte etwas Neues bringen: eine Antwort auf eine Frage, eine Referenz, einen neuen Termin. Ein Anruf, der nur „Haben Sie schon entschieden?" fragt, hilft weder Ihnen noch dem Kunden.
Telefon, E-Mail oder beides?
Das Telefon eignet sich gut, um Stimmung und Fragen zu erkennen. Die E-Mail eignet sich, um Vereinbartes schriftlich festzuhalten. Beides zusammen funktioniert am besten: erst der Anruf, dann eine kurze Zusammenfassung mit dem vereinbarten nächsten Schritt.
Eine Übung für zehn Minuten
- Wählen Sie ein Angebot, bei dem Sie nachfassen müssten.
- Schreiben Sie den Einstiegssatz mit Bezug und Frage nach der Zeit auf.
- Formulieren Sie die offene Frage zur Einschätzung in Ihren eigenen Worten.
- Sprechen Sie den Anruf laut, einmal mit einem interessierten, einmal mit einem zögernden Kunden.
- Üben Sie den Abschluss: Zusammenfassung, Datum, Dank.
Wie DIRI AI hilft
DIRI AI ist eine Web-App, in der Sie Gespräche per Stimme mit einem KI-Kunden üben. Der KI-Kunde spielt ausschließlich die Kundenrolle und reagiert auf das, was Sie tatsächlich sagen, nicht nach einem festen Skript. So können Sie den Einstieg in einen Nachfassanruf mehrfach sprechen, ohne einen echten Kontakt zu belasten. Nach dem Gespräch zeigt der Bericht Schlüsselmomente aus Ihrem Transkript und schlägt eine Änderung vor. Wie der Bericht aufgebaut ist, beschreibt die Seite Bericht, die Bewertung erklärt die Seite So bewerten wir.
Verwandt: Schwierige Kunden am Telefon: ruhig bleiben und Lösungen finden, Telefontraining im Kundenservice: Schwierige Gespräche im Team üben, Voicemail-Skripte für die Kaltakquise: 20–25 Sekunden und Rückruf. Kostenloses Tool: Verkaufsglossar, Kostenlose Nachfass-Vorlagen.
Häufige Fragen
Wann ist der richtige Zeitpunkt zum Nachfassen?
Am besten der, den Sie mit dem Kunden vereinbart haben. Ohne Vereinbarung sind meist einige Werktage nach dem Versand ein sinnvoller Richtwert.
Soll ich zuerst anrufen oder schreiben?
Beides kann passen. Ein Anruf klärt schneller, eine kurze E-Mail danach hält das Vereinbarte fest.
Wie vermeide ich, aufdringlich zu klingen?
Beziehen Sie sich auf das letzte Gespräch, nennen Sie Ihr Anliegen in einem Satz, fragen Sie nach der Zeit und bringen Sie bei jedem Kontakt etwas Neues mit.
Wie gehe ich mit einer Absage um?
Danken Sie, fragen Sie nach dem Grund und halten Sie die Tür offen. Eine klare Absage ist besser als monatelange Unsicherheit.
Fazit
Nachfassen nach dem Angebot ist weniger eine Frage des Mutes als der Vorbereitung: ein Bezug, eine offene Frage, ein vereinbarter nächster Schritt. Wer das vorher laut geübt hat, ruft mit mehr Ruhe an.
Möchten Sie den Nachfassanruf einmal üben? Der Free-Tarif von DIRI AI (0 €, ohne Karte, 3 Gespräche pro Monat von je bis zu 5 Minuten mit Basisbericht (Punktzahl und ein Tipp)) ist auf der Seite Preise beschrieben. Die kostenlose Registrierung ist auf Deutsch möglich (verbindlich ist die englische Fassung der Nutzungsbedingungen); vorab können Sie sich ein Beispielgespräch mit Bericht ansehen.