Eine Gruppenanfrage an ein Hotel ist für den Vertrieb reizvoll, aber vielschichtig. Der Veranstalter weiß oft noch nicht genau, was er will, mehrere Personen entscheiden mit, und der Termin steht meist fest. Das erste Telefonat sollte deshalb keine Hotelpräsentation sein, sondern ein Gespräch, in dem Sie klären, um welche Veranstaltung es geht, wer entscheidet und was zuerst geklärt werden muss. Dieser Artikel zeigt, wie das gelingt, sowohl aus Sicht des Hotelvertriebs als auch aus Sicht von Anrufern, die ein Hotel kontaktieren.
Der Text beschreibt die Gesprächsführung. Preise, Konditionen und interne Abläufe legt jedes Hotel selbst fest.
Wer im Hotel den Anruf annimmt
Im Hotel erreichen Sie die Rezeption, die Reservierung, den Verkaufsleiter oder die Assistenz der Geschäftsleitung. Jede dieser Stellen hat andere Aufgaben. Die Rezeption kümmert sich um Gäste, der Verkaufsleiter um Anfragen und Budgets. Wenn Sie als Anbieter ein Hotel anrufen, fragen Sie nicht nach dem „Verantwortlichen“, sondern konkret:
„Guten Tag, mein Name ist Sophie Lang. Wer bearbeitet bei Ihnen Anfragen für Firmenveranstaltungen und Gruppenaufenthalte? Ich würde die Person gern zu einem passenden Zeitpunkt anrufen.“
Wenn die Rezeption abnimmt, müssen Sie nicht überzeugen. Fragen Sie nach Namen, Erreichbarkeit und danach, ob eine E-Mail vorab besser ist. Das dauert eine halbe Minute und hinterlässt einen guten Eindruck.
Veranstaltung im ersten Gespräch qualifizieren
Wenn die Anfrage beim Vertrieb ankommt, ergänzt das erste Gespräch die wichtigsten Angaben. Fragen Sie nicht alles auf einmal. Fünf Themen genügen:
- Art der Veranstaltung: Firmentagung, Hochzeit, Teamevent, Schulung.
- Personenzahl und Übernachtungen: wie viele Gäste und wie viele Nächte.
- Termin und Flexibilität: steht das Datum fest, oder ist es um ein bis zwei Wochen verschiebbar.
- Räume und Programm: Tagungsraum, Verpflegung, Technik.
- Entscheidung: wer freigibt und bis wann eine Antwort nötig ist.
Notieren Sie die Antworten, ohne zu unterbrechen. Einen ähnlichen Ansatz für den Erstkontakt beschreibt der Artikel Nachfassen nach der Messe am Telefon.
Skript für eine Gruppenanfrage
Der folgende Dialog ist ein Muster, kein Text zum Ablesen.
Hotel: „Guten Tag, hier ist Sophie Lang vom Hotel. In Ihrer Anfrage haben Sie eine Firmenschulung über zwei Tage genannt. Ich habe ein paar Fragen, damit mein Angebot passt. Haben Sie fünf Minuten?“ Veranstalter: „Ja, aber bitte kurz.“ Hotel: „Mit wie vielen Teilnehmern rechnen Sie, und wie fest ist der Termin?“ Veranstalter: „Fünfundzwanzig Personen, der Termin steht, dritte Novemberwoche.“ Hotel: „Verstanden. Brauchen Sie Übernachtungen, oder kommen die Leute aus der Region?“ Veranstalter: „Die Hälfte übernachtet.“ Hotel: „Gut. Ich schicke Ihnen das Angebot bis morgen Mittag. Danach würde ich gern fragen, ob es passt, und vereinbaren, wann ich mich melde. Passt Donnerstagvormittag?“
Achten Sie auf den Aufbau: Anlass, Zeitrahmen, wenige Fragen, ein konkretes Versprechen und ein vereinbarter Folgekontakt.
Wenn an den Einkauf verwiesen wird
In größeren Unternehmen sagt der Veranstalter oft, die Anfrage laufe über den Einkauf. Das ist kein Ende des Gesprächs. Fragen Sie, was der Einkauf braucht und ob Sie die Unterlagen auch direkt an den Veranstalter schicken dürfen.
Veranstalter: „Bei uns läuft alles über den Einkauf.“ Sie: „Verstanden. Was braucht der Einkauf bei einem solchen Angebot genau, um schnell zu entscheiden?“ Veranstalter: „Einen festen Preis und die Bedingungen bei Änderungen.“ Sie: „Gut. Ich bereite das Angebot so vor, dass es für den Einkauf klar ist, und schicke es auch direkt an Sie. Darf ich am Freitag nachfragen, ob es bei der richtigen Person angekommen ist?“
So bleiben Sie im Kontakt mit dem Veranstalter und respektieren zugleich den internen Ablauf.
Nächster Schritt und schriftliche Zusammenfassung
Schicken Sie nach dem Gespräch eine kurze Zusammenfassung: was Sie erfahren haben, was Sie senden und wann Sie sich melden. Eine gute Zusammenfassung hat fünf Zeilen. Sie verringert Missverständnisse und schafft eine Notiz, auf die man sich später beziehen kann. Formulierungen für das Gesprächsende finden Sie im Artikel Gesprächsabschluss und nächster Schritt.
„Ich fasse zusammen: fünfundzwanzig Personen, zwei Tage, dritte Novemberwoche, die Hälfte übernachtet. Das Angebot schicke ich bis morgen Mittag, am Donnerstag rufe ich an. Ist das so in Ordnung?“
Was Sie vermeiden sollten
- Preisliste vorlesen. Ein Preis ohne Zusammenhang sagt wenig.
- Zusagen, die von anderen Abteilungen abhängen. Wenn Sie etwas nicht wissen, sagen Sie, wer wann antwortet.
- Vergessene Rückrufe. Bei Veranstaltungen mit festem Termin ist Zeit entscheidend.
- Zu viele Fragen auf einmal. Fünf Themen genügen.
- Druck auf schnelle Entscheidungen. Der Veranstalter entscheidet oft nicht allein.
Übung für zwölf Minuten
- Eine Person spielt den Veranstalter, die andere den Hotelvertrieb.
- Runde eins: Der Veranstalter ist schnell und ungeduldig, der Vertrieb klärt fünf Themen in drei Minuten.
- Runde zwei: Der Veranstalter sagt, die Anfrage laufe über den Einkauf. Der Vertrieb fragt, was der Einkauf braucht.
- Runde drei: Die Rezeption weiß nicht, wer Anfragen bearbeitet. Der Anrufer klärt Namen und Zeit.
- Notieren Sie nach jeder Runde einen Satz, der natürlich klang.
- Ziel: in jeder Runde ein konkretes Versprechen und ein vereinbarter Folgekontakt.
So hilft DIRI AI
DIRI AI ist eine Web-App zum Üben von Telefongesprächen mit Stimme. Die KI spielt einen Veranstalter, der ungeduldig ist oder auf den Einkauf verweist, und reagiert auf das, was Sie wirklich sagen. Nach dem Gespräch erhalten Sie einen Bericht mit zitierten Momenten und einem Änderungsvorschlag. Die App ersetzt keine internen Vorgaben Ihres Hotels.
Häufige Fragen
Soll ich im ersten Gespräch einen Preis nennen?
Meist nicht. Klären Sie zuerst die Veranstaltung und nennen Sie den Preis im Angebot.
Was, wenn der Veranstalter nicht erreichbar ist?
Hinterlassen Sie eine kurze Nachricht mit Namen, Anlass und einem Vorschlag für den nächsten Anruf.
Wann sollte ich nach dem Angebot nachfassen?
Vereinbaren Sie den Zeitpunkt im Gespräch, statt zu raten.
Fazit
Das erste Gespräch bei einer Gruppenanfrage klärt fünf Themen, erreicht die richtige Person und endet mit einem konkreten Versprechen und einem Termin.
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