Training nach Beruf

Gespräche mit Praxen und Apotheken am Telefon üben

Ärzte und Apothekenteams haben wenig Zeit und sind Anrufe von Außendienstlern gewohnt. Üben Sie kurze, respektvolle Gespräche gegen einen KI-Kunden, der seinen Alltag verteidigt.

Für wen das ist

Sie vereinbaren Termine mit Praxen, Apotheken oder Kliniken und stehen oft zuerst dem Praxisteam gegenüber. Es geht hier ausschließlich um Gesprächstechnik; inhaltliche Aussagen richten sich nach den Regeln Ihres Unternehmens und den geltenden Vorschriften.

Die fünf schwierigsten Momente im Gespräch

In der Reihenfolge, in der sie meist auftreten. Finden Sie den Moment, in dem Sie den Kunden am häufigsten verlieren.

Am Empfang höflich ankommen. Das Praxisteam entscheidet oft, ob ein Termin zustande kommt. Stellen Sie sich kurz vor, fragen Sie nach einem passenden Zeitfenster und respektieren Sie den Praxisablauf.
Den Zeitpunkt erfragen. Praxen haben feste Sprechzeiten und Stoßzeiten. Fragen Sie, wann ein Besuch oder Anruf am wenigsten stört, und halten Sie sich daran.
Kurz sein und Respekt zeigen. Wer in einer Minute klar sagt, worum es geht, bleibt in Erinnerung. Nennen Sie Anlass und gewünschte Dauer, ohne fachliche Argumente zu führen.
Mit Absagen gelassen umgehen. Viele lehnen Besuche generell ab. Nehmen Sie das hin, fragen Sie, ob es einen anderen Weg gibt, etwa Unterlagen per Post oder E-Mail, und bedanken Sie sich.
Einen Termin klar festhalten. Vereinbaren Sie Datum, Uhrzeit und Dauer und bestätigen Sie sie kurz. So vermeiden Sie Missverständnisse und zeigen, dass Sie die Zeit des Teams ernst nehmen.

Drei Einwände und starke Antworten

Beispielformulierungen zum Anpassen. Nutzen Sie eigene Worte und die Fakten des Gesprächs.

Der Kunde sagt: Wir empfangen keine Außendienstmitarbeiter.: Eine starke Antwort: Das respektiere ich selbstverständlich. Gibt es einen anderen Weg, der für Sie passt, etwa eine kurze Information per E-Mail oder zu einem anderen Zeitpunkt? Ansonsten vermerke ich, dass Sie keine Besuche wünschen, und melde mich nicht wieder.
Der Kunde sagt: Der Arzt hat dafür keine Zeit, wir sind voll ausgelastet.: Eine starke Antwort: Das kann ich gut verstehen. Ich möchte den Ablauf nicht stören. Gibt es in der Woche eine ruhigere Zeit, in der zehn Minuten möglich wären? Falls nicht, frage ich gern in einigen Wochen noch einmal nach.
Der Kunde sagt: Wir haben schon genug Informationen von anderen Firmen.: Eine starke Antwort: Das glaube ich Ihnen gern, die Menge ist sicher groß. Ich möchte Ihre Zeit nicht zusätzlich belasten. Wenn Sie mögen, vereinbaren wir nur einen kurzen Kontakt, und Sie sagen mir nachher offen, ob es für Sie hilfreich war.

Ein Einstieg in 30 Sekunden

Ersetzen Sie die [Platzhalter] und sprechen Sie den Text laut. Er sollte etwa dreißig Sekunden dauern.

Guten Tag, hier spricht [Ihr Name] von [Unternehmen]. Ich möchte die Praxis nicht aufhalten und frage deshalb kurz: Wann passt es dem Team am besten, wenn ich für etwa zehn Minuten vorbeikomme oder kurz anrufe, um mich vorzustellen? Es geht nur um einen kurzen Austausch, und wenn Sie keine Besuche wünschen, notiere ich das gern und melde mich nicht wieder.

Eine Übung in fünf Minuten

Machen Sie das laut, nicht im Kopf.

Vorbereitung: Rufen Sie in einer Praxis an, in der die Mitarbeiterin am Empfang stark beschäftigt ist und knapp sagt, der Arzt empfange keine Außendienstler.

Schritte:

Stellen Sie sich in zwei Sätzen vor und fragen Sie, wann ein Kontakt am wenigsten stört.
Reagieren Sie auf die Absage mit Respekt und fragen Sie nach einem anderen Weg.
Bestätigen Sie, was vereinbart wurde, oder vermerken Sie den Wunsch nach keinem Kontakt.

Woran Sie erkennen, dass es wirkt: Sie haben keine inhaltlichen Aussagen zu Produkten gemacht, die Absage respektiert und das Ergebnis klar zusammengefasst.

Lernmaterial zum Telefontraining. Es ist keine Rechts-, Finanz- oder medizinische Beratung und verspricht keine Ergebnisse. Beachten Sie stets die Regeln Ihres Unternehmens und die geltenden Vorschriften.

Üben Sie dieses Gespräch laut

Sprechen Sie mit einem KI-Kunden, der Ihren Kunden spielt, und lesen Sie im Bericht, welcher Satz geholfen hat und welchen Sie anders sagen sollten.

Dieses Gespräch kostenlos üben

Fragen zu diesem Beruf

Werden im Training Produktaussagen oder Studien geübt?

Nein. DIRI AI trainiert ausschließlich Gesprächstechnik wie Vorstellung, Terminfrage und Umgang mit Absagen. Inhaltliche und fachliche Aussagen richten sich nach den Regeln Ihres Unternehmens und den geltenden Vorschriften.

Wie übe ich den Umgang mit dem Praxisteam am Empfang?

Lassen Sie den KI-Kunden eine beschäftigte Praxisangestellte spielen, die wenig Zeit hat. Üben Sie, sich in zwei Sätzen vorzustellen und nach einem günstigen Zeitpunkt zu fragen. Das Feedback zeigt, ob Ihr Ton respektvoll und kurz war.

Wie reagiere ich auf pauschale Absagen?

Nehmen Sie die Absage an und fragen Sie höflich nach einer Alternative, etwa Unterlagen oder einem späteren Zeitpunkt. Im Training erteilt der KI-Kunde klare Absagen, und Sie lernen, ohne Druck zu reagieren und den Wunsch zu notieren.