Telefon, po którym rozmówca zgadza się obejrzeć prezentację programu, nie jest rozmową o programie. To rozmowa o problemie, który ma on dziś w pracy, i o tym, czy warto poświęcić na jego omówienie pół godziny. Ten artykuł dotyczy wyłącznie umawiania prezentacji. O tym, jak poprowadzić sam pokaz, pisze artykuł o demo oprogramowania B2B przez telefon.
Cel rozmowy: termin, nie pokaz
Częsty błąd polega na tym, że handlowiec próbuje w pierwszej rozmowie opowiedzieć o wszystkich funkcjach. Rozmówca słyszy listę rzeczy, które go nie dotyczą, i kończy rozmowę słowami „proszę wysłać ofertę". Celem telefonu jest uzyskanie zgody na konkretny termin prezentacji i ustalenie, kto w niej weźmie udział. Wszystko, co do tego nie prowadzi, można zostawić na samą prezentację.
Cztery elementy dobrej rozmowy
1. Powód telefonu w jednym zdaniu
Warto powiedzieć, kim Pan/Pani jest, i podać jeden konkretny powód rozmowy związany z pracą rozmówcy, bez zachwalania produktu:
„Dzień dobry, mówi Anna Kowalska z firmy Nazwa. Dzwonię w sprawie tego, jak działy handlowe przygotowują dziś raporty tygodniowe. Czy mogę zająć Panu minutę?"
Pytanie o minutę pokazuje szacunek dla czasu rozmówcy i ułatwia jego zgodę.
2. Jedno pytanie o obecną sytuację
Zanim padnie propozycja spotkania, dobrze usłyszeć, jak sprawa wygląda dziś:
„Jak teraz u Państwa wygląda przygotowanie takiego raportu i ile osób się tym zajmuje?"
Odpowiedź pozwala powiązać prezentację z tym, co rozmówca sam powiedział. Prezentacja, która odpowiada na jego własne słowa, ma większą szansę na zgodę niż ogólna.
3. Propozycja prezentacji z jasnym zakresem
Zamiast „chciałbym pokazać nasz system" lepiej opisać, co rozmówca zobaczy i ile to potrwa:
„Proponuję trzydziestominutowy pokaz, w którym zobaczy Pan wyłącznie sposób przygotowania raportu tygodniowego, bez przeglądu pozostałych funkcji. Czy lepiej będzie we wtorek czy w czwartek?"
Wybór między dwoma terminami jest łatwiejszy niż pytanie otwarte „kiedy by Panu pasowało".
4. Pytanie o osoby i potwierdzenie
Jeśli o zakupie decyduje więcej niż jedna osoba, warto zapytać o to otwarcie, bez zakładania, że rozmówca jest decydentem:
„Kto jeszcze powinien zobaczyć ten pokaz, żeby nie trzeba było go powtarzać? Przyślę zaproszenie na dwa adresy."
Na końcu należy powtórzyć datę, godzinę i temat. Jedno zdanie potwierdzenia zmniejsza liczbę odwołanych spotkań.
Przykładowy dialog 1: rozmówca jest otwarty
Handlowiec: Dzień dobry, mówi Anna Kowalska z firmy Nazwa. Dzwonię w sprawie przygotowania raportów tygodniowych w dziale handlowym. Czy mogę zająć Panu minutę?
Klient: Minutę mam.
Handlowiec: Dziękuję. Jak teraz u Państwa wygląda przygotowanie takiego raportu?
Klient: Zbieramy dane z trzech arkuszy, ktoś to składa w piątek po południu. Trwa to kilka godzin.
Handlowiec: Rozumiem, że to zadanie zajmuje ludziom piątkowe popołudnie. Proponuję trzydziestominutowy pokaz, w którym zobaczy Pan, jak ten sam raport można przygotować w programie. Wtorek o dziesiątej czy czwartek o czternastej?
Klient: Czwartek będzie lepszy.
Handlowiec: Czy ktoś jeszcze, kto zajmuje się raportami, powinien dołączyć?
Klient: Tak, kierowniczka działu.
Handlowiec: Wyślę zaproszenie na czwartek, godzina czternasta, na dwa adresy. Czy mogę prosić o jej adres e-mail?
Przykładowy dialog 2: „Proszę wysłać ofertę"
Klient: Proszę po prostu wysłać ofertę mailem.
Handlowiec: Chętnie ją wyślę. Żeby nie była ogólna, mam jedno pytanie: który z procesów w dziale zabiera Państwu dziś najwięcej czasu?
Klient: Chyba właśnie raporty.
Handlowiec: Dziękuję. W takim razie oferta będzie dotyczyła tylko raportowania. Proponuję też dwadzieścia minut pokazu, żeby mógł Pan ocenić, czy to w ogóle pasuje do Państwa pracy. Czy czwartek o czternastej będzie odpowiedni?
Zob. także artykuł o odpowiedzi na prośbę „proszę wysłać e-mail".
Typowe błędy
- Opowiadanie o funkcjach zamiast pytania o pracę rozmówcy.
- Pytanie otwarte „kiedy by Panu pasowało", po którym rozmówca odpowiada „odezwę się".
- Brak zakresu prezentacji: rozmówca nie wie, co zobaczy ani ile to potrwa.
- Zakładanie, że rozmówca sam podejmie decyzję.
- Zakończenie bez powtórzenia terminu.
Gdy rozmówca się waha
Jeśli rozmówca mówi „muszę to przemyśleć", warto zapytać, co konkretnie wymaga namysłu, i zaproponować krótszy format, na przykład piętnaście minut. Więcej o takiej sytuacji w artykule o obiekcji „muszę to przemyśleć". Jeśli rozmówca nie ma czasu, pomoże artykuł o obiekcji „nie mam czasu".
Ćwiczenie na dziesięć minut
- Proszę zapisać jedno zdanie otwierające, które zawiera powód telefonu bez nazwy produktu.
- Proszę przygotować dwa pytania o obecną sytuację rozmówcy.
- Proszę sformułować propozycję prezentacji w jednym zdaniu: co rozmówca zobaczy, ile to potrwa i dwa terminy do wyboru.
- Proszę przećwiczyć na głos trzy odpowiedzi na „proszę wysłać ofertę".
- Proszę nagrać całą rozmowę i sprawdzić, czy propozycja terminu padła przed upływem dwóch minut.
Jak pomaga DIRI AI
DIRI AI to aplikacja webowa, w której ćwiczy Pan/Pani rozmowy głosem z klientem AI. Klient AI gra wyłącznie rolę klienta i reaguje na to, co faktycznie Pan/Pani powie. Może wystąpić jako zapracowany kierownik, który prosi o ofertę mailem, albo jako osoba, która zgodzi się na pokaz, ale zapyta o jego zakres. Po rozmowie raport pokazuje kluczowe momenty z transkrypcji i proponuje jedną zmianę do wypróbowania.
Najczęstsze pytania
Ile powinna trwać rozmowa umawiająca prezentację?
Na tyle krótko, żeby rozmówca nie czuł, że traci czas. Najczęściej wystarczy kilka minut: powód, jedno-dwa pytania, propozycja terminu.
Czy podawać cenę podczas takiej rozmowy?
Jeśli rozmówca pyta, warto odpowiedzieć uczciwie na podstawie cennika firmy. Jeśli odpowiedź zależy od zakresu, można powiedzieć, że zostanie omówiona po poznaniu potrzeb, i podać termin.
Co zrobić, gdy rozmówca nie jest decydentem?
Warto zapytać, kto będzie brał udział w decyzji, i zaproponować prezentację dla obu osób albo krótkie podsumowanie, które rozmówca może przekazać dalej.
Jak przećwiczyć taką rozmowę bez prawdziwego klienta?
Na głos, z kolegą lub z klientem AI, a potem odsłuchać nagranie.
Podsumowanie
Rozmowa umawiająca prezentację ma jeden cel: zgodę na konkretny termin. Pomaga w tym jedno zdanie powodu, pytanie o obecną sytuację, jasny zakres pokazu, dwa terminy do wyboru i powtórzenie ustaleń.
Jeśli chce Pan/Pani wypróbować taką rozmowę, plan Free DIRI AI (0 €, bez karty, 3 rozmowy miesięcznie, każda do 5 minut, z podstawowym raportem: wynik i jedna wskazówka) jest opisany na stronie cennika. Bezpłatną rejestrację można założyć po polsku (wiążąca jest angielska wersja warunków korzystania z usługi), a wcześniej może Pan/Pani obejrzeć przykładową rozmowę z raportem.