Po targach zostaje stos wizytówek, notatek i zeskanowanych kodów. Wiele z tych kontaktów to krótkie rozmowy przy stoisku, po których rozmówca mógł już zapomnieć, kto z nim rozmawiał i o czym. Telefon wykonany kilka dni po wydarzeniu to szansa, żeby wrócić do tego, co zostało powiedziane, i zamienić zdawkowe zainteresowanie w konkretny kolejny krok. Ten artykuł pokazuje, jak taką rozmowę poprowadzić.
Dlaczego warto zadzwonić, a nie tylko napisać
Wiadomość wysłana do dziesiątek osób po targach często ginie wśród innych. Telefon pozwala usłyszeć, czy rozmówca w ogóle pamięta rozmowę, i dopasować dalszą część do jego odpowiedzi. Nie oznacza to, że wiadomość jest zbędna: dobrze działa jako uzupełnienie, na przykład z podsumowaniem ustaleń.
Przygotowanie przed telefonem
Zanim wybierze Pan/Pani numer, warto przejrzeć notatki z targów:
- Z kim rozmowa była prowadzona i w jakiej firmie?
- Co rozmówca powiedział o swoich potrzebach, własnymi słowami?
- Co zostało obiecane, na przykład przesłanie materiałów lub oferty?
- Jaki kontakt zasługuje na pierwszeństwo, a który może poczekać?
Jeśli nie zapisano nic poza nazwiskiem, rozmowę trzeba oprzeć na przypomnieniu miejsca i tematu, a nie na wymyślonych szczegółach. Nie należy udawać, że pamięta się coś, czego nie było.
Struktura rozmowy
1. Przypomnienie kontekstu
„Dzień dobry, mówi Piotr Zieliński z firmy Nazwa. Rozmawialiśmy w zeszłym tygodniu na targach przy naszym stoisku, kiedy zapytał Pan o rozwiązania do magazynowania. Czy to dobry moment na kilka minut?"
2. Pytanie o to, co się zmieniło
„Czy od targów udało się Panu porównać jakieś rozwiązania, czy temat jeszcze czeka na swoją kolej?"
Odpowiedź pokazuje, na jakim etapie jest rozmówca, i pozwala nie naciskać zbyt wcześnie.
3. Doprecyzowanie potrzeby
Jedno lub dwa pytania wystarczą, aby wrócić do sedna:
„Pamiętam, że wspominał Pan o dłuższych czasach kompletowania zamówień. Czy to nadal główne wyzwanie?"
4. Propozycja kroku
W zależności od odpowiedzi można zaproponować:
- krótką rozmowę z osobą decyzyjną,
- przesłanie konkretnego materiału i oddzwonienie w ustalonym terminie,
- spotkanie lub prezentację (zob. umawianie prezentacji oprogramowania).
Ważne, aby krok był jeden i miał datę.
Przykładowy dialog 1: rozmówca pamięta
Handlowiec: Dzień dobry, mówi Piotr Zieliński z firmy Nazwa. Rozmawialiśmy na targach o rozwiązaniach do magazynowania. Czy ma Pan kilka minut?
Klient: Tak, pamiętam. Szukamy czegoś do zarządzania zapasami.
Handlowiec: Dziękuję. Czy od targów rozmawiał Pan z kimś jeszcze, czy to dopiero początek poszukiwań?
Klient: To początek, jeszcze nic nie porównywaliśmy.
Handlowiec: W takim razie proponuję krótką rozmowę na dwadzieścia minut, żeby omówić, jak u Państwa wygląda dziś zarządzanie zapasami. Czy środa o jedenastej będzie odpowiednia?
Przykładowy dialog 2: rozmówca nie pamięta
Klient: Przepraszam, na targach rozmawiałem z wieloma osobami. Nie pamiętam.
Handlowiec: Rozumiem, to naturalne. Rozmowa dotyczyła rozwiązań do magazynowania, a podczas niej wspominał Pan o czasie kompletowania zamówień. Czy ten temat jest dla Pana nadal aktualny?
Klient: Chyba tak, ale nie mam teraz czasu.
Handlowiec: Dziękuję. Czy mogę zadzwonić w przyszłym tygodniu, na przykład we wtorek rano?
Jeśli rozmówca nie ma czasu, pomoże artykuł o obiekcji „nie mam czasu".
Typowe błędy
- Telefon po wielu tygodniach, gdy kontakt jest już zimny.
- Rozmowa o produkcie bez nawiązania do tego, co rozmówca powiedział na targach.
- Wymyślanie szczegółów rozmowy, których się nie pamięta.
- Kilka propozycji naraz zamiast jednego kroku.
- Brak zapisu rozmowy, przez co kolejny telefon zaczyna się od zera.
Gdy rozmówca odmawia
Jeśli rozmówca mówi, że nie jest zainteresowany, warto podziękować, zapytać, czy można odezwać się za kilka miesięcy, i zapisać odpowiedź. Zob. odpowiedź na „nie jestem zainteresowany".
Ćwiczenie na dziesięć minut
- Proszę wybrać trzy kontakty z notatek i dla każdego napisać jedno zdanie przypominające kontekst.
- Proszę przygotować pytanie o to, co zmieniło się od targów.
- Proszę przećwiczyć na głos rozmowę z osobą, która nie pamięta, kim Pan/Pani jest.
- Proszę sformułować jedną propozycję kroku z datą.
- Proszę nagrać rozmowę i sprawdzić, czy otwarcie zajmuje mniej niż pół minuty.
Po rozmowie
Warto od razu zapisać, co rozmówca powiedział, jaki krok ustalono i na kiedy. Jeśli obiecał Pan/Pani przesłanie materiałów, należy to zrobić tego samego dnia, a w wiadomości odwołać się do rozmowy. Dzięki temu kolejny kontakt zaczyna się od ustaleń, a nie od ponownego przedstawiania się.
Jak pomaga DIRI AI
DIRI AI to aplikacja webowa, w której ćwiczy Pan/Pani rozmowy głosem z klientem AI. Klient AI gra wyłącznie rolę klienta i reaguje na to, co faktycznie Pan/Pani powie. Może wystąpić jako osoba, która pamięta rozmowę, albo jako ktoś, kto jej nie pamięta i jest zajęty. Po rozmowie raport pokazuje kluczowe momenty z transkrypcji i proponuje jedną zmianę do wypróbowania.
Najczęstsze pytania
Ile dni po targach należy zadzwonić?
Najlepiej niedługo po wydarzeniu, gdy rozmowa jest jeszcze w pamięci. Dokładny termin zależy od branży i procesu firmy.
Co zrobić, gdy w notatkach nie ma nic poza nazwiskiem?
Odwołać się do miejsca i okazji, zadać otwarte pytanie o potrzeby i zapisać odpowiedź.
Czy najpierw wysłać wiadomość, a potem zadzwonić?
Można, jeśli wiadomość jest krótka i zapowiada telefon. Nie powinna zastępować rozmowy.
Jak przećwiczyć taką rozmowę bez prawdziwego kontaktu?
Na głos, z kolegą lub z klientem AI, a potem odsłuchać nagranie.
Podsumowanie
Follow-up po targach to przypomnienie kontekstu, pytanie o to, co się zmieniło, doprecyzowanie potrzeby i jeden konkretny krok z datą. Dobre notatki z targów ułatwiają każdy kolejny telefon.
Jeśli chce Pan/Pani wypróbować taką rozmowę, plan Free DIRI AI (0 €, bez karty, 3 rozmowy miesięcznie, każda do 5 minut, z podstawowym raportem: wynik i jedna wskazówka) jest opisany na stronie cennika. Bezpłatną rejestrację można założyć po polsku (wiążąca jest angielska wersja warunków korzystania z usługi), a wcześniej może Pan/Pani obejrzeć przykładową rozmowę z raportem.