Viele Telefonate laufen gut und enden dann im Ungefähren: „Wir melden uns“, „Schicken Sie mal was“, „Vielleicht später“. Der Grund ist oft nicht der Kunde, sondern die Frage nach dem Termin selbst. Sie wird zu spät gestellt, zu vage oder zu zaghaft. Dieser Artikel zeigt, wie Sie am richtigen Punkt im Gespräch nach einem Termin fragen, den Nutzen klar machen und mit Ausweichen umgehen. Grundlagen zur Terminvergabe finden Sie auch im Artikel Terminvereinbarung am Telefon.
Wann ist der richtige Zeitpunkt?
Fragen Sie nach dem Termin, wenn der Kunde ein Thema bestätigt hat, das Ihnen weiterhilft: einen Bedarf, ein Problem oder ein Ziel. Vorher wirkt die Frage verfrüht, nachher haben Sie den Moment oft verpasst. Ein guter Hinweis ist, wenn der Kunde zum ersten Mal selbst eine Frage stellt, zum Beispiel „Wie läuft das bei Ihnen ab?“.
Die Bausteine einer guten Terminfrage
- Anlass: Worum soll es im Termin gehen?
- Nutzen: Was hat der Kunde davon?
- Aufwand: Wie lange dauert es?
- Wahl: Zwei konkrete Vorschläge statt einer offenen Frage.
Beispieldialog 1: Der Termin als logischer nächster Schritt
Sie: „Sie sagten, dass die Abstimmung zwischen Vertrieb und Lager viel Zeit kostet. Ich würde Ihnen gern in 20 Minuten zeigen, wie andere Betriebe das lösen. Hätten Sie Dienstag um 10 Uhr oder Mittwoch um 14 Uhr Zeit?“ Kunde: „Mittwoch könnte gehen.“ Sie: „Prima. Soll ich Ihnen eine Einladung schicken, und wer sollte außer Ihnen noch dabei sein?“
Die Frage knüpft an das Problem an, nennt Dauer und Nutzen und bietet zwei Optionen.
Beispieldialog 2: „Schicken Sie mir erst etwas“
Kundin: „Schicken Sie mir erst etwas zu.“ Sie: „Mache ich gern. Damit es passt, würde ich es gern mit Ihnen kurz durchgehen. Das dauert zehn Minuten. Wäre Donnerstag nach dem Mittag möglich?“ Kundin: „Ich schaue es mir erst mal an.“ Sie: „Das verstehe ich. Dann schicke ich es heute raus, und ich rufe Sie am Freitag um 11 Uhr an. Wenn Ihnen der Zeitpunkt nicht passt, sagen Sie mir einfach Bescheid.“
Wenn der Termin nicht sofort möglich ist, sichern Sie wenigstens den nächsten Kontakt.
Beispieldialog 3: „Ich habe keine Zeit“
Kunde: „Ich habe zurzeit keine Zeit für Termine.“ Sie: „Das kenne ich, die Kalender sind voll. Ginge ein kurzes Telefonat von zehn Minuten, zum Beispiel am Montagmorgen?“ Kunde: „Montag ist schwierig.“ Sie: „Dann sagen Sie mir einen Zeitraum, der besser passt, und ich richte mich danach.“
Eine kürzere Form des Termins nimmt den Druck. Mehr zu diesem Einwand lesen Sie im Artikel Einwand „Ich habe keine Zeit“.
Wenn der Kunde ausweicht
Ausweichen muss kein Nein sein. Es kann heißen, dass der Nutzen noch unklar ist, dass der Zeitpunkt nicht passt oder dass der Kunde jemanden fragen muss. Hilfreich ist eine ruhige Rückfrage:
Sie: „Ich habe den Eindruck, dass es noch nicht ganz passt. Was würde Ihnen helfen, damit ein Termin für Sie Sinn ergibt?“
Die Antwort sagt Ihnen, ob Sie Nutzen erklären, Zeit anpassen oder jemand anderen einbinden müssen.
Den Termin festhalten
Ein Termin ist erst fest, wenn er bestätigt ist. Wiederholen Sie Datum, Uhrzeit und Thema am Ende des Gesprächs, und schicken Sie eine kurze Bestätigung. Fragen Sie, wer sonst noch teilnehmen sollte.
Typische Fehler
- Offene Fragen: „Wann hätten Sie mal Zeit?“ bringt selten eine Antwort.
- Kein Nutzen: Ein Termin ohne Grund wirkt wie Zeitverlust.
- Zu lange Termine: Kurze Formate sind leichter zu bestätigen.
- Keine Bestätigung: Ohne Einladung gerät der Termin in Vergessenheit.
- Zu früh fragen: Ohne bestätigten Bedarf bleibt die Frage hohl.
Eine Übung für zehn Minuten
- Wählen Sie ein typisches Gespräch und markieren Sie den Moment, in dem der Bedarf klar wird.
- Formulieren Sie die Terminfrage mit Anlass, Nutzen, Dauer und zwei Alternativen.
- Schreiben Sie eine Antwort auf „Schicken Sie mir erst etwas“ und eine auf „Keine Zeit“.
- Üben Sie die Gespräche laut mit unterschiedlichen Reaktionen.
- Prüfen Sie, ob Sie am Ende Datum, Uhrzeit und Teilnehmer wiederholt haben.
Wie DIRI AI hilft
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Häufige Fragen
Wie lang sollte der vorgeschlagene Termin sein?
So kurz wie möglich, aber lang genug für Ihr Anliegen. Zehn bis 20 Minuten sind für erste Termine oft gut zu bestätigen.
Soll ich eine Uhrzeit oder einen Zeitraum nennen?
Zwei konkrete Uhrzeiten sind meist leichter zu beantworten als ein Zeitraum.
Was, wenn der Kunde den Termin absagt?
Fragen Sie nach einem neuen Vorschlag und bleiben Sie freundlich. Eine Absage ist nicht das Ende des Kontakts.
Muss ich nach jedem Gespräch einen Termin vereinbaren?
Nein. Aber nach jedem Gespräch sollte ein klarer nächster Schritt stehen.
Fazit
Die Frage nach dem Termin ist ein Handwerk. Mit Anlass, Nutzen, kurzer Dauer und zwei Alternativen wird sie leicht zu beantworten, und Sie vermeiden das Ungefähre am Gesprächsende.
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