Im B2B-Telefonvertrieb entscheidet der Anruf oft schon vor dem Angebot, ob Sie mit der richtigen Person sprechen. Wer mit jemandem verhandelt, der nicht entscheidet, verliert Zeit. Wer dagegen vorschnell nach dem Chef fragt, verärgert den Ansprechpartner, der Ihnen den Weg ebnen könnte. Dieser Artikel zeigt, wie Sie herausfinden, wer entscheidet, ohne jemanden zu übergehen, und wie Sie das Gespräch mit dem Entscheider beginnen.
Wer „Entscheider“ eigentlich ist
In vielen Unternehmen gibt es nicht die eine Person. Typisch sind mehrere Rollen:
- Entscheider: Gibt am Ende das Budget frei oder unterschreibt.
- Fachanwender: Nutzt die Lösung im Alltag und hat starken Einfluss auf die Empfehlung.
- Einkauf oder Verwaltung: Prüft Konditionen und Verträge.
- Empfehlungsgeber: Kennt das Thema und leitet Anfragen weiter.
Sie müssen nicht alle auf einmal erreichen. Wichtig ist, dass Sie den Weg zur entscheidenden Rolle kennen.
Fragen, die den Weg zeigen
Statt „Sind Sie der Entscheider?“ (die Frage wirkt wie eine Prüfung) funktionieren diese Formulierungen besser:
- „Wer kümmert sich bei Ihnen um das Thema [Thema]?“
- „Wie läuft bei Ihnen üblicherweise die Entscheidung über so etwas?“
- „Wer sollte bei einem Gespräch dabei sein, damit es sich lohnt?“
- „Wen sollte ich außer Ihnen noch einbinden?“
Die Fragen respektieren die Person am Telefon und geben ihr eine Rolle im Prozess.
Beispieldialog 1: Den Prozess erfragen
Sie: „Guten Tag Frau Hofmann, Daniel Roth hier. Es geht um die Abrechnungssoftware für Ihre Praxis. Wer kümmert sich bei Ihnen darum?“ Kundin: „Das mache ich mit dem Inhaber zusammen.“ Sie: „Danke. Wie läuft bei Ihnen normalerweise die Entscheidung über so etwas?“ Kundin: „Ich schaue mir das an, und Dr. Peters entscheidet.“ Sie: „Dann wäre es sinnvoll, dass wir drei kurz sprechen. Was wäre für Sie ein guter Zeitpunkt, damit Dr. Peters dabei sein kann?“
Die Anbieterin nimmt Frau Hofmann ernst, erfährt die Rollenverteilung und schlägt einen gemeinsamen Termin vor. Niemand wird übergangen.
Beispieldialog 2: Bei der Weiterleitung
Sie: „Guten Tag Herr Demir, ich rufe wegen der Fuhrparkverwaltung an. Man sagte mir, Sie seien der Ansprechpartner.“ Kunde: „Das ist eher Frau Albrecht aus der Geschäftsleitung.“ Sie: „Danke für den Hinweis. Darf ich mich auf Sie beziehen, wenn ich sie anrufe?“ Kunde: „Ja, sagen Sie, ich hätte Sie verwiesen.“ Sie: „Das mache ich. Was sollte ich ihr zum Einstieg sagen, damit es für sie relevant ist?“
Mit der Frage nach dem Einstieg bekommen Sie wertvolle Informationen und eine Empfehlung. Wie Sie am Empfang zur richtigen Person kommen, lesen Sie im Artikel Vorzimmer und Rückruf.
Der erste Satz beim Entscheider
Wer den Entscheider erreicht hat, sollte kurz und konkret beginnen:
- Bezug: Wer hat Sie verwiesen oder woher kennen Sie das Anliegen?
- Nutzen in einem Satz: Was könnte für diese Person relevant sein?
- Frage nach Raum: „Haben Sie zwei Minuten, oder soll ich einen Termin vorschlagen?“
Mehr zum Einstieg finden Sie im Artikel Kaltakquise am Telefon trainieren.
Typische Fehler
- Den Ansprechpartner übergehen. Er kann zum Gegner werden, wenn er sich unterschätzt fühlt.
- Zu früh zum Pitch. Erst klären, wer entscheidet, dann argumentieren.
- Keine Notiz machen. Namen, Rollen und Empfehlungen gehören in Ihre Unterlagen.
- Nur auf die oberste Ebene zielen. Oft öffnet die Fachabteilung die Tür.
Eine Übung für zehn Minuten
- Schreiben Sie vier Fragen zum Entscheidungsprozess auf, die nicht wie Verhöre klingen.
- Formulieren Sie einen Satz, mit dem Sie sich auf eine Empfehlung beziehen.
- Üben Sie einen Einstieg für den Entscheider in höchstens 20 Sekunden.
- Sprechen Sie beide Beispieldialoge laut.
- Hören Sie nach, ob die Person am Telefon sich gewürdigt anhört.
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Häufige Fragen
Soll ich direkt nach dem Entscheider fragen?
Besser nach dem Prozess. „Wer entscheidet?“ kann wie ein Test wirken, „Wie läuft das bei Ihnen?“ lädt zum Erklären ein.
Wie gehe ich mit einem Ansprechpartner um, der nicht entscheidet?
Als Verbündeten. Fragen Sie, was ihm wichtig ist und wie Sie ihn unterstützen können.
Darf ich mich auf einen Kollegen beziehen?
Fragen Sie vorher, ob Sie seinen Namen nennen dürfen.
Was, wenn der Entscheider schwer erreichbar ist?
Vereinbaren Sie über den Ansprechpartner einen Termin oder einen Rückruf.
Fazit
Wer den Entscheidungsweg erfragt, statt ihn abzukürzen, kommt meist weiter. Die richtige Person erreichen Sie mit Respekt für alle Beteiligten und mit Fragen, die Platz zum Erklären lassen.
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