Bekapcsol a hangposta, és sokan ilyenkor azonnal letesznek. Pedig egy jól megírt üzenet esély: megmondja, ki Ön, indokot ad a hívásra, és megkönnyíti a visszajelzést. A cikk egy rövid szerkezetet javasol a hangposta-üzenetekhez, példákkal és egy gyakorlattal, amellyel természetesen mondhatja el őket. Tájékoztató jelleggel 20-25 másodperc elég: nem fárasztó, mégis belefér a lényeg.
Az üzenet célja
A hangposta-üzenet nem ad el semmit. Három dolgot kell tennie: jól megjegyezhetően elmondja a nevét és a cége nevét, hihető okot ad a hívásra, és egyszerű következő lépést kínál. Minél több a tartalom, annál nagyobb az esélye, hogy a hallgató nem hallgatja végig.
Öt részes szerkezet
- Név és cég. Lassan és tisztán.
- Az ok egy mondatban. Miért éppen ezt a személyt hívja?
- Haszon vagy kapcsolódás. Egy konkrét gondolat, nem termékismertető.
- Következő lépés. Visszahívás, vagy az időpont, amikor Ön próbálkozik újra.
- Telefonszám. Lassan, és szükség esetén a végén megismételve.
Példamondatok
Ezek sablonok. Igazítsa a szóhasználatot, a területet és az okot a saját helyzetéhez.
Közvetlen okkal:
„Jó napot kívánok, Nagy Katalin, itt Kovács Péter a Példa Kft.-től. Azért telefonálok, mert csapatoknak segítünk az időpontok egyszerűbb szervezésében, és úgy gondolom, ez Önöknél is téma lehet. Ha megfelel, hívjon vissza a 0123 456 789-es számon. Máskülönben holnap délelőtt újra megpróbálom. Még egyszer a szám: 0123 456 789. További szép napot!”
Ajánlással (csak ha valóban van):
„Jó napot kívánok, Kiss Gábor, itt Szabó Eszter a Példa Kft.-től. Horváth úr említette az Ön nevét az új kollégák betanítása kapcsán. Két mondatban szívesen elmondanám, mit kínálunk. Elérhet a 0123 456 789-es számon.”
Csak akkor hivatkozzon ajánlásra, ha valóban kapott ilyet.
Hang és tempó
- Beszéljen kicsit lassabban a megszokottnál. Különben a nevek és a számok elvesznek.
- Mosolyogjon beszéd közben. Hallatszik, és beszélgetésnek hat, nem felolvasásnak.
- Egy telefonszám, a végén egyszer megismételve. A hallgatónak nem kell visszatekernie.
- Kerülje a rövidítéseket és a szakkifejezéseket, amelyeket a címzettnek kellene megfejtenie.
Gyakori hibák
- Túl hosszú üzenet. A részletes magyarázatot gyakran átugorják.
- Nincs világos következő lépés. A „keressen, ha érdekli” gyenge. Jobb egy konkrét elérhetőség és egy időpont, amikor Ön próbálkozik újra.
- Nyomásgyakorlás vagy üres szólamok. Az „egyszeri ajánlat” bizalmatlanságot kelt.
- Mindenkinek ugyanaz a szöveg. Legalább a nevet és az okot igazítsa; a sorozatüzenet felismerhető.
- Hadarva mondott szám. Gyakorolja hangosan, amíg tisztán hangzik.
Egy példa a javításra
Az első változat gyakran így hangzik: „Jó napot, a Példa Kft.-től hívom, a termékeinkről szeretnék beszélni, hívjon vissza.” Ebből hiányzik a név, az ok és a szám. Javítsa: mondja el a nevét, egy mondatban az okot, és a végén lassan a számot. Hallgassa meg a két változatot egymás után, és figyelje meg, melyiket lenne könnyebb visszahívnia, ha Ön lenne a címzett.
Mikor hagyjon üzenetet, és mikor nem
Nem minden kontaktnak kell üzenetet hagynia. Döntsék el a csapatban, hogy mindenkinél hagynak-e üzenetet, vagy csak bizonyos esetekben, hányszor próbálkoznak, és mit jegyeznek fel utána, hogy a következő hívás erre épülhessen. Ha a recepcióra vagy asszisztensre jut, segíthet a Titkárnő, kapuőr hideghíváskor telefonon című cikk.
Tartsa be a telefonos megkeresésre és a személyes adatok kezelésére vonatkozó szabályokat, a vállalat irányelvei szerint. A cikk a beszélgetési technikáról szól, és nem jogi tanácsadás.
Tízperces gyakorlat
- Írja meg az üzenetet öt mondatban a fenti szerkezet szerint.
- Mondja el hangosan, és mérje az időt.
- Rövidítse, amíg kényelmesen belefér 20-25 másodpercbe.
- Vegye fel magát, és hallgassa meg, hogy a név és a szám tisztán érthető-e.
- Mondja el ugyanazt az üzenetet még egyszer, más indokkal.
További ötleteket a valódi kontaktok kímélő gyakorlásához a Hidegtelefon-gyakorlás a kapcsolatok elégetése nélkül cikkben talál.
Hogyan segít a DIRI AI
A DIRI AI egy webalkalmazás, amelyben hanggal gyakorolhat beszélgetéseket egy AI-ügyféllel. Az AI kizárólag az ügyfél szerepét játssza, és arra reagál, amit Ön valóban mond, nem előre rögzített forgatókönyv szerint. Így az üzenethagyást is hangosan gyakorolhatja, amíg a tempó, a szám és az ok természetesen szól, mielőtt éles kontaktokat hívna. A beszélgetés után a jelentés kiemelt pillanatokat mutat az átiratából, és javaslatot tesz a következő próbálkozásra. A DIRI AI gyakorlóeszköz; nem helyettesíti az éles hívásokat, és eredményt nem garantál.
Gyakori kérdések
Milyen hosszú legyen a hangposta-üzenet?
Tájékoztatóul 20-25 másodperc. Az a fontos, hogy a név, az ok és az elérhetőség tisztán hallható legyen.
Minden hívásnál hagyjak üzenetet?
Ezt döntsék el a csapatban. Fontosabb a mennyiségnél, hogy minden üzenet világos és személyre szabott legyen.
Ismételjem meg a számot?
Igen, lassan, a végén egyszer, hogy senkinek ne kelljen újrahallgatnia.
Hogyan gyakoroljak éles kontaktok terhelése nélkül?
Mondja el hangosan, vegye fel magát, és gyakoroljon AI-ügyféllel is.
Összefoglalás
A jó hangposta-üzenet rövid, világos és barátságos: név, ok, haszon, következő lépés, szám. Hangosan gyakorolva természetesen szól, és megkönnyíti a visszajelzést.
Szeretné hangosan kipróbálni az üzenetét? Az ingyenes DIRI AI-csomagot az Árak oldalon ismertetjük. A Free csomagra magyarul is lehet regisztrálni; előtte regisztráció nélkül is megnézhet egy mintahívást jelentéssel.