Vous composez le numéro, la sonnerie se prolonge, puis la messagerie vocale se déclenche. Certains raccrochent, d’autres se lancent sans plan et s’aperçoivent à mi-phrase qu’ils n’ont donné ni leur numéro ni le motif de leur appel. Cet article propose une structure courte pour un message professionnel, quelques exemples à adapter et une façon de le répéter à voix haute avant de l’utiliser avec un vrai contact.
En résumé
Un bon message tient en vingt secondes : votre nom dit lentement, un motif précis, une seule idée, une date de rappel et votre numéro répété. Il se prépare en quelques minutes et s’améliore en le réécoutant.
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À quoi sert vraiment le message
Un message sur une messagerie vocale conclut rarement quoi que ce soit. Son rôle est plus modeste : rendre votre nom reconnaissable, donner une seule raison de vous rappeler et faciliter la suite. Considérez-le comme le premier d’une série de contacts, pas comme une présentation complète. La personne qui l’écoute décide en quelques secondes s’il vaut la peine de continuer, et le plus souvent elle fait autre chose en même temps.
Le message doit donc être bref et compréhensible même à l’écoute distraite. N’expliquez pas votre produit : dites qui vous êtes, pourquoi vous appelez cette personne en particulier et ce que vous proposez de faire.
Une structure en cinq parties
Cinq éléments suffisent, dans cet ordre.
- Votre nom et votre entreprise, lentement. Dites-les une fois, calmement. Si le nom n’est pas compris, le reste n’a aucune importance.
- Pourquoi cette personne. Une phrase qui montre que le message n’est pas générique : sa fonction, un sujet de travail, une situation qu’elle connaît probablement.
- Une seule idée. Un thème ou une question, pas une liste de fonctionnalités.
- La suite. Ce que vous ferez et, si vous le souhaitez, ce que l’autre personne peut faire.
- Votre numéro, deux fois. Une fois au début de la partie finale, une fois à la fin, en ralentissant.
Le numéro de téléphone est l’erreur la plus courante : dit une seule fois et à toute vitesse, il oblige à réécouter le message. Si la personne n’a pas envie de le réécouter, elle ne rappelle pas.
Trois exemples à adapter
Premier contact : « Bonjour Madame Verdi, Marc Bianchi, de la société Alfa Services, mon numéro est le 01 00 00 00 00. Je vous appelle parce que je m’intéresse à la façon dont les équipes commerciales se préparent à leurs appels clients, et j’aimerais savoir comment vous procédez. Je retenterai jeudi matin ; si vous préférez, mon numéro est le 01 00 00 00 00. »
Après un échange avec l’assistante : « Bonjour Monsieur Noël, Anna Rossi, de la société Alfa Services. En échangeant avec votre assistante, j’ai compris que le jeudi matin était le moment le plus calme, c’est pourquoi je vous appelle maintenant. Il s’agit de la préparation téléphonique de l’équipe commerciale. Mon numéro : 01 00 00 00 00. »
Après un devis déjà envoyé : « Bonjour Madame Verdi, Marc Bianchi. Je vous ai envoyé le devis mardi et je voulais savoir s’il vous était bien parvenu et si un point méritait d’être précisé. Vous me joignez au 01 00 00 00 00 ; je vous rappelle de toute façon vendredi. »
Dans les trois cas, le message annonce une date de rappel. Cela enlève de la pression à l’autre personne et vous engage, honnêtement, à tenir parole.
Ce qu’il vaut mieux éviter
- Lire un texte. Cela s’entend tout de suite, et le ton devient celui d’une publicité enregistrée.
- Parler de vous trop longtemps. Le message est destiné à celui qui l’écoute, pas à vous.
- Feindre l’urgence. « C’est extrêmement important », dit à un inconnu, fait perdre de la crédibilité.
- Laisser un message interminable parce que « c’est enregistré ». Le temps de l’autre vaut le vôtre.
- Laisser quatre messages en deux jours. Répéter la même voix n’apporte aucune information ; changez de canal ou de motif, puis attendez.
- Promettre de rappeler sans le faire. Si vous annoncez une date, notez-la tout de suite dans votre agenda.
Quand il vaut mieux ne rien laisser
Le message n’est pas toujours le bon choix. Si vous ne savez pas encore à qui vous parlez, si le numéro est un standard générique ou si vous n’avez rien de précis à dire, il peut être préférable de raccrocher et de rappeler à un autre moment. Un message vide n’aide personne. En revanche, s’il s’agit de la messagerie personnelle d’un contact déjà connu, un message court et précis est une marque de respect.
Si c’est une secrétaire qui décroche, lisez Passer le barrage de la secrétaire.
Après le message
Le travail n’est pas terminé. Notez le jour, l’heure et ce que vous avez dit. À l’appel suivant, vous pourrez ajouter : « Je vous avais laissé un message mardi au sujet de la préparation téléphonique. » Quelqu’un qui se souvient d’avoir entendu votre nom se sent moins étranger à vous que quelqu’un qui l’entend pour la première fois. Si vous n’avez pas de réponse après deux tentatives, un court message écrit peut compléter le contact, sans répéter le même texte.
Comment s’entraîner
Le problème de la messagerie vocale, c’est que personne ne réagit : vous parlez seul et vous ne savez pas comment vous sonnez. C’est précisément ce qui la rend facile à répéter.
- Écrivez le message en cinq phrases, puis raccourcissez-le jusqu’à ce qu’il se dise en vingt secondes.
- Dites-le à voix haute en chronométrant.
- Enregistrez-vous avec votre téléphone et réécoutez : le numéro est-il compréhensible ? Le nom aussi ?
- Supprimez chaque mot inutile et recommencez.
Avec DIRI AI, vous pouvez répéter la suite : lorsque la personne rappelle ou répond à votre deuxième appel, c’est l’IA qui joue le client, avec ses questions et ses objections. Après l’appel, vous recevez un rapport sur ce que vous avez dit et une modification à essayer. DIRI AI joue un client simulé : vous pouvez vous tromper et recommencer sans conséquence pour vos vrais contacts. La page Rapport décrit son contenu.
Questions fréquentes
Faut-il toujours laisser un message ?
Non. Si vous n’avez rien de précis à dire ou si vous ignorez à qui appartient la messagerie, mieux vaut rappeler plus tard.
Combien de temps doit durer le message ?
Visez une vingtaine de secondes, en vous chronométrant à voix haute. Au-delà, l’écoute décroît.
Que faire si personne ne rappelle ?
Annoncez une date de rappel dans le message et tenez-la. Après deux tentatives, changez de canal ou de motif plutôt que de répéter le même message.