Capita spesso: compone il numero, squilla a vuoto e parte la segreteria telefonica. Molti riagganciano, altri iniziano a parlare senza un piano e si accorgono a metà frase di non aver detto né il proprio numero né il motivo della chiamata. Questo articolo propone una struttura breve per un messaggio di lavoro, qualche esempio da adattare e un modo per provarlo ad alta voce prima di usarlo con un contatto reale.
A che cosa serve davvero il messaggio
Un messaggio in segreteria raramente chiude qualcosa. Il suo compito è più modesto: rendere il Suo nome riconoscibile, dare un solo motivo per richiamare e rendere facile il passo successivo. Lo consideri il primo di più contatti, non una presentazione completa. Chi ascolta decide in pochi secondi se vale la pena continuare, e di solito lo fa mentre fa altro.
Ne consegue che il messaggio deve essere breve e che deve poter essere capito anche con un ascolto distratto. Non spieghi il prodotto: dica chi è, perché chiama proprio quella persona e che cosa propone di fare.
Una struttura in cinque parti
Cinque elementi bastano, nell'ordine seguente.
- Nome e azienda, lentamente. Li dica una volta sola, con calma. Se il nome non si capisce, il resto non conta.
- Il motivo per cui chiama proprio lei o lui. Una frase che mostri che il messaggio non è generico: il ruolo, un tema di lavoro, una situazione che la persona probabilmente conosce.
- Un'idea sola. Un tema o una domanda, non un elenco di funzioni.
- Il passo successivo. Che cosa farà Lei e, se vuole, che cosa può fare l'altra persona.
- Il numero, due volte. Una volta all'inizio della parte finale e una alla fine, a velocità ridotta.
Il numero di telefono è l'errore più frequente: detto una volta e di corsa, costringe a riascoltare il messaggio. Se la persona non vuole riascoltarlo, non richiama.
Tre esempi da adattare
Primo contatto: «Buongiorno signora Verdi, sono Marco Bianchi di Alfa Servizi, il mio numero è 02 000 000. La chiamo perché mi occupo di come i team commerciali si preparano alle telefonate con i clienti, e mi piacerebbe sapere come lo gestisce la Sua azienda. Riproverò a chiamarLa giovedì mattina; se preferisce, il mio numero è 02 000 000».
Dopo un primo scambio con la segretaria: «Buongiorno dottor Neri, sono Anna Rossi di Alfa Servizi. Parlando con la Sua assistente ho capito che il giovedì mattina è il momento più tranquillo, per questo La chiamo adesso. Si tratta di formazione telefonica per il team vendite. Il mio numero è 02 000 000».
Dopo un preventivo già inviato: «Buongiorno signora Verdi, sono Marco Bianchi. Le ho mandato il preventivo martedì e vorrei sapere se Le è arrivato e se c'è qualcosa da chiarire. Mi trova al 02 000 000; in ogni caso La richiamo venerdì».
Noti che in tutti e tre i casi il messaggio indica una data in cui Lei richiamerà. Questo toglie pressione all'altra persona e La obbliga, onestamente, a farlo.
Che cosa evitare
- Leggere un testo. Si sente subito, e il tono diventa quello di una pubblicità registrata.
- Parlare di sé troppo a lungo. Il messaggio è per chi ascolta, non per Lei.
- Fingere urgenza. «È una questione importantissima» detto a uno sconosciuto toglie credibilità.
- Lasciare un messaggio lunghissimo perché «tanto è registrato». Il tempo dell'altra persona vale come quello Suo.
- Lasciare quattro messaggi in due giorni. Insistere con la stessa voce non aggiunge informazioni; cambi il canale o il motivo, e aspetti.
- Promettere di richiamare e non farlo. Se scrive nel messaggio una data, la annoti subito in agenda.
Quando conviene non lasciare nulla
Non sempre il messaggio è la scelta giusta. Se non sa ancora a chi sta telefonando, se il numero è un centralino generico o se non ha niente di specifico da dire, può essere meglio riagganciare e richiamare in un altro momento. Un messaggio vuoto non aiuta nessuno dei due. Se invece la segreteria è quella personale di un contatto già noto, un messaggio breve e preciso è un segno di rispetto.
Per il caso in cui sia una segretaria a rispondere, può leggere Parlare con la segretaria al telefono.
Il messaggio, poi che cosa
Dopo il messaggio, il lavoro non è finito. Annoti il giorno, l'ora e ciò che ha detto. Alla chiamata successiva potrà dire: «Le avevo lasciato un messaggio martedì sul tema della formazione telefonica». Chi ricorda di aver sentito il Suo nome si sente meno estraneo di chi lo sente per la prima volta. Se dopo due tentativi non ha risposta, un messaggio scritto breve può completare il contatto, senza ripetere lo stesso testo.
Come esercitarsi
Il problema della segreteria è che non c'è nessuno che reagisca: parla da solo e non sa come suona. Proprio per questo si presta bene all'esercizio.
- Scriva il messaggio in cinque frasi, poi lo riduca finché si legge in venti secondi.
- Lo dica ad alta voce, cronometrando.
- Lo registri con il telefono e lo riascolti: il numero si capisce? Il nome?
- Tolga ogni parola che non serve, e ripeta.
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In sintesi
Un messaggio in segreteria funziona se è breve, specifico e facile da richiamare: nome detto lentamente, un motivo, un'idea, una data, il numero due volte. Si prepara in pochi minuti e si migliora riascoltandolo.
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